31 Lip

Udostępnianie kopii akt osobowych na wniosek pracownika w kontekście RODO

Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów.

Pisałam już o tym, że Prezes UODO odniósł się do zagadnienia realizowania obowiązku wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w swoich decyzjach administracyjnych, podkreślając, że należy rozróżnić pojęcie „kopii danych” od „kopii dokumentu” (decyzje nr ZSPR.440.913.2018). Przepisy RODO dają osobie, której dane dotyczą prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o zakresie i sposobach przetwarzania jej danych, w szczególności poprzez umożliwienie uzyskania kopii danych. Nie wskazują jednak w jaki sposób administrator ma realizować ten obowiązek, dając mu możliwość podjęcia decyzji o tym, czy udostępni tylko informację przetworzoną z zakresem przetwarzanych danych, czy całe kopie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

W decyzji nr ZSPR.440.913.2018 Prezes UODO odniósł się do sposobu realizacji żądania o udostępnienie kopii dokumentacji pracowniczej, wniesionego przez byłego pracownika. Pracodawca zamiast kopii akt osobowych udostępnił informację o zakresie przetwarzanych danych, co zostało uznane przez organ za poprawne i zgodne z wymaganiami przepisów RODO postępowanie. Należy jednak podkreślić, że wydana decyzja odnosiła się do stanu prawnego z 2018 roku, więc nie mogła uwzględniać nowelizacji przepisów prawa pracy. Gdyby takie żądanie wpłynęło w dniu dzisiejszym do administratora, musiałby je rozważyć nie tylko w kontekście art. 15 ust. 3 RODO, ale także art. 94^12 kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub innej uprawnionej osoby. Co więcej, przepisy rozporządzenia MRPiPS z dn. 10-12-2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sposób realizacji tego żądania. W takim wypadku udostępnienie, samego zakresu przetwarzanych danych, tak jak zrobił to pracodawca, o którym mowa we wspomnianej decyzji może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnymi konsekwencjami. Read More

12 Lip

Aktualizacja wzoru świadectwa pracy

Wakacje pełną parą, jednak zmiany w przepsiach nie dają o sobie zapomnieć. W maju weszły w życie przepisy  ustawy wdrażającej RODO, które wprowadziły kilka istotnych zmian do przepisów kodeksu pracy. Jedną  z nich była zmiana zakresu danych osobowych, do których przetwarzania jest uprawniony pracodawca:

Art. 22^1. § 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie
podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
§ 2. Pracodawca żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt
4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na
określonym stanowisku.
§ 3. Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych
obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu
potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i
innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest
konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych
uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała
podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę
wynagrodzenia do rąk własnych.

Wśród danych, do których przetwarzania jest uprawniony pracodawca pojawiły się dane kontaktowe, w szczególności mogą to być adres e-mail i telefon. Ustawodawca usunął możliwość żądania od przyszłego pracownika danych w zakresie imion rodziców. Jednakże dla pracodawców było to problematyczne, ponieważ obowiązujący wzór świadectwa pracy wymagał podania właśnie tych danych.

Read More

09 Lip

Czy i w jakim zakresie IOD powinien przeprowadzać audyt RODO w obszarze IT?

Chyba nikt nie ma wątpliwości, że bezpieczeństwo zasobów informacyjnych, w szczególności tych przetwarzanych elektronicznie ma dzisiaj kluczowe znaczenie dla większości usług. Informacja ma wartość i może mieć istotny wpływ na zyski lub straty firmy. Dane osobowe, jako szczególny rodzaj informacji, stanowią nie tylko cenne aktywo firmy (dane kontaktowe klientów, korespondencja, bazy marketingowe), ale często są podstawą działania (dane pracowników, dane z zamówień klientów). Są to zasoby, które muszą podlegać szczególnej ochronie. Wynika to nie tylko z wymagań RODO, ale przede wszystkim zdrowego rozsądku. Jako audytor często uświadamiam szefom spółek, jak cenne są ich zasoby informacyjne i jakie mogą być konsekwencje utraty ich dostępności lub kradzieży. Bardzo często jest tak, że teoretycznie wszyscy wiedzą, że informacje należy chronić, ale aż do momentu oceny ryzyka utraty tych danych, pracownicy i kierownictwo nie zdają sobie sprawy z tego, jak wielkie znaczenie ma podjęcie niezbędnych działań, aby ochrona była skuteczna.

Zgodnie z art. 39 RODO jednym z podstawowych obowiązków inspektora jest monitorowanie zgodności przetwarzania danych z przepisami, w szczególności, czy administrator wprowadził wystarczające zabezpezpieczenia techniczne i organizacyjne. Przyglądając się wymaganiamo pracodawców poszukujących osób mających pełnić rolę IOD, łatwo zauważyć, że poszukiwani są prawnicy lub inne osoby mające wiedzę w zakresie stosowania prawa. Mile widziana jest znajmość norm ISO. Bardzo rzadko, jako wymaganie pojawia się wiedza w zakresie bezpieczeństwa informatycznego. W praktyce mogę większość IOD, których znam podzielić na dwie grupy: IOD z wiedzą prawną lub IOD z wiedzą informatyczną. Ta druga grupa, to najczęściej informatycy, którzy zostali wyznaczeni na stanowisko IOD. Bardzo rzadko zdarza się, aby inspektor miał rozległą wiedzę w zakresie stosowania prawa oraz cyberbezpieczeństwa. W przypadku IOD/informatyków najczęściej dochodzi dodatkowo do konfilktu interesów, który utrudnia skuteczne realizowanie obowiązków. Moim zdaniem inspektor powinien być przede wszystkim osobą, która zna przepisy prawa w zakresie ochrony danych osobowych, a także wymagania przepisów sektorowych.

Jednak jak taka osoba ma realizować swoje obowiązki w zakresie audytów zabezpieczeń teleinformatycznych? Read More

12 Cze

Postępowanie Prezesa UODO po otrzymaniu zgłoszenia naruszenia od administratora

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych jest obowiązkiem z art. 33 RODO, który budzi wśród administratorów strach. Jak to, mają donosić sami na siebie, a następnie jeszcze otrzymać karę za to co zrobili? W efekcie pojawia się pokusa, aby nie dokonywać zgłoszenia i zamieść wszystko pod dywan. Takie postępowanie wynika z niewiedzy administratora. Przede wszystkim należy podkreślić, że zgłoszenie ma charakter informacyjny. Idą za nim dwa główne cele: ocena przez Prezesa UODO, czy administrator postąpił właściwie, a także prowadzenie statystyk. Prezes UODO może po przyjęciu zgłoszenia po prostu odnotować je i uznać za zamknięte lub zwrócić się do administratora o dodatkowe wyjaśnienia. Ostatecznym narzędziem jest nakazanie dokonania pewnych czynności, np. zawiadomienia osób, których dane dotyczą. Doskonale obrazują sposób postępowania Prezesa UODO decyzje wydane w sprawie firmy ubezpieczeniowej Y. S.A. , która zgłosiła do UODO aż 15 naruszeń ochrony danych osobowych. Read More

20 Maj

RODO: Monitorowanie zgodności przetwarzania danych z przepisami o ochronie danych osobowych

Zaznaczam to zawsze na szkoleniach, a także myślę, że na moim blogu, że najważniejszym, podstawowym obowiązkiem inspektora jest przeprowadzanie audytów.  W tym momencie powołując się na przepisy RODO osoba, która zaczyna w zawodzie IOD, może mieć wiele wątpliwości, w jaki sposób powinna ten audyt przeprowadzać.

Od czego zacząć

Osobiście uważam, że warto wrócić do starych, sprawdzonych rozwiązań, jak uchylone rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11 maja 2015 r. w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji, opisano krok po kroku jak dawny inspektor, czyli administrator bezpieczeństwa informacji, które określa w jaki sposób dawny inspektor, czyli ABI powinien prowadzić sprawdzenia zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami. To rozporządzenie lubię szczególnie, ze względu na to, że pojawiły się w nim wytyczne, jak powinno być skonstruowane sprawozdanie ze sprawdzenia prowadzonego przez ABI.  Osoby, które zajmują się ochroną danych osobowych od czasów „sprzed RODO” bardzo często kontynuują swoje działania związane z przeprowadzeniem sprawdzeń na takich samych zasadach, jak to robiły zanim nowe przepisy weszły w życie. Przyczyna jest bardzo prosta, stare rozwiązania są logiczne, dobrze się sprawdzają, zostały już wypróbowane i łatwo jest uzasadnić, dlaczego w dalszym ciągu się je stosuje, tzn. były i są częścią dokumentacji ochrony danych osobowych i procedur związanych z ochroną danych osobowych u wielu administratorów. Dzisiaj skupiam się na innym temacie, czyli przygotowaniu do przeprowadzenia sprawdzenia. Sprawdzenia zgodności przetwarzania danych z przepisami możemy podzielić na dwa rodzaje, planowane i doraźne. Planowane to są te, które inspektor przeprowadza regularnie według wcześniej ustalonego planu. Doraźne sprawdzenia są realizowane, jeżeli jest podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych lub administrator danych wyraźnie prosi inspektora, aby dokonał audytu w określonym obszarze. Przygotowując plan audytu inspektor powinien zastanowić się nad tym ile ma czasu na jego realizację, uwzględniając czas niezbędny na opracowanie sprawozdania. Im więcej elementów będzie chciał sprawdzić, tym więcej czasu mu to zajmie. Read More

02 Maj

Ustawa wdrażająca RODO a upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO] według niektórych cofa nas o kilka lat wstecz w sposobie realizacji obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. W zasadzie od samego początku funkcjonowania przepisów o ochronie danych osobowych, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych było jednym z najważniejszych obowiązków administratora. Upoważnianie do przetwarzania danych zapewnia rozliczalność danych osobowych, poprzez kontrolę nad tym, kto i w jakim zakresie jest uprawniony do dostępu do danych. Przepisy nigdy dotychczas nie precyzowały w jaki sposób to upoważnienie powinno wyglądać. Administrator był jedynie zobligowany nadać stosowane upoważnienie pracownikowi przed przyznaniem mu  dostępu do danych osobowych, w formie papierowej lub elektronicznej. Upoważnienie stanowi potwierdzenie, że użytkownik otrzymał stosowne uprawnienie do przetwarzania danych od administratora. Przepisy RODO w zasadzie nic nie zmieniły w zakresie zarządzania upoważnieniami do przetwarzania danych. Zgodnie z art. 29 RODO przetwarzanie danych musi odbywać się tylko i wyłączenie na wyraźne polecenie administratora.  W celu wykazania, że polecenie zostało faktycznie wydane, administrator danych kontynuuje, tak jak to miało miejsce przed wejściem w życie RODO, nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Należy podkreślić, że upoważnienie przed zmianami wynikającymi z ustawy wdrażającej RODO mogło być w dowolnej formie, tzn. ustnej, wiadomości e-mail, elektronicznej, pisemnej.Jednakże administrator danych, aby wykazać, że wywiązał się z ciążącego na nim obowiązku, powinien przyjąć taką formę, która daje możliwość udowodnienia, że upoważnienie faktycznie zostało nadane. W praktyce najczęściej były stosowane upoważnienia w formie pisemnej lub elektronicznej przy użyciu specjalnego systemu informatycznego. Szczególnie w dużych organizacjach upoważnienia elektroniczne doskonale się sprawdzały, pozwalając skrócić czas zarządzania upoważnieniami i uprawnieniami pracowników, a także skutecznie przekazując informacje o wszelkich zmianach upoważnienia, osobom nadzorującym ochronę danych osobowych. Dzięki takim systemom pracownicy kadr mogli z dużym wyprzedzeniem przekazać informację, że pracownik planuje dłuższy urlop, złożył wypowiedzenie lub będzie zwolniony. Podobnie można było dzięki systemowi informatycznemu zarządzać przyjęciami nowych pracowników.  Ustawa wdrażająca RODO wprowadzając zmiany w prawie 170 ustawach zmodyfikowała także kwestie dotyczące nadawania upoważnień. W przepisach sektorowych pojawiły się zapisy obligujące administratora danych do nadawania pracownikom upoważnienia na piśmie do poszczególnych kategorii danych, jak dane związane z rekrutacją, zatrudnieniem, czy wypłatami z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Read More

15 Kwi

Ile czasu UODO rozpatruje skargi?

Wejście w życie RODO, istotnie wpłynęło na świadomość w zakresie naszych praw wobec administratorów, którzy przetwarzają nasze dane osobowe. W praktyce oznacza to, zaczęliśmy częściej składać skargi na sposób przetwarzania naszych danych osobowych przez różnych administratorów do Prezesa UODO. Niebagatelne znaczenie ma także fakt, że przed wejściem RODO w życie złożenie skargi wiązało się z wniesieniem opłaty wynikającej z Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Obecnie jest to bezpłatne. Zasady składania skarg zostały określone na stronie UODO (tutaj link). Skargi można składać w formie tradycyjnej lub elektronicznie. W przypadku składania Skargi poprzez serwis ePUAP należy zaznaczyć w jakiej formie chce się otrzymać odpowiedź w przeciwnym wypadku zostanie ona wysłana do nas pocztą. Ja taką odpowiedź otrzymałam listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
11 Kwi

Decyzja UODO: żądanie otrzymania kopii danych osobowych nie oznacza konieczności wydania kopii dokumentów

Bardzo wielu administratorów, szczególnie z sektora publicznego, skarży się na nadmierne koszty związane z żądaniami osób, które dane dotyczą w zakresie wydania im kopii wszystkich ich danych osobowych, w szczególności:

  • kopii akt osobowych;
  • kopii wszystkich operacji na danych w systemie kadrowo-płacowym;
  • kopii korespondencji mailowej;
  • kopii wszystkich notatek służbowych, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich dokumentów, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich nagrań, na których pojawia się ta osoba.

W praktyce, nawet bardzo dobrze zorganizowany administrator, stanie przed ogromnym problemem, aby odnaleźć wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe wnioskującego, szczególnie gdy trzeba przejrzeć nie tylko systemy informatyczne, umożliwiające wyszukiwanie, ale także segregatory zawierające dane osobowe. Koszty takiego działania mogą być ogromne, a nadmierne żądania są w stanie „wykończyć” administratora. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy niezadowoleni pracownicy, zamiast żądać podwyżek, stosują strajk polegający na zarzuceniu pracodawcy (administratora danych) takimi żądaniami. Prezes UODO jeszcze do niedawna stał na stanowisku, że każde żądanie z art. 15 RODO trzeba spełnić z dochowaniem najwyższej staranności. Należy podkreślić, że artykuł 12 RODO daje administratorowi możliwość odmówienia wykonania żądania, jeżeli jest ono nadmierne lub pobrania opłaty, jeżeli wiąże się z nadmiernymi kosztami, jednakże szkopuł tkwi w szczegółach, czyli tym kiedy można powołać się na „nadmierność żądania”. Read More

08 Kwi

Ustawa wdrażająca RODO: zmiany w ZFŚS

Wraz z ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO], doczekaliśmy się uregulowania kwestii związanych z dokumentowaniem uprawnień do skorzystania ze środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych [ZFŚS]. Zasady funkcjonowania funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 8 przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, a zasady przyznawania świadczeń określa regulamin ZFŚS uchwalony u pracodawcy. W praktyce w związku z oceną sytuacji życiowej wnioskodawców, pracodawcy przetwarzają dane osobowe wnioskodawców oraz ich bliskich w bardzo szerokim zakresie. Dodatkowo nie ma ujednoliconego standardu dokumentowania uprawnień wnioskodawcy, co prowadzi do tego, że niektórzy pracodawcy wymagają dołączania do wniosków o przyznanie środków z funduszu zeznań podatkowych, dokumentacji medycznej, zaświadczeń z ośrodka pomocy społecznej, itd., podczas gdy inni proszą o te dokumenty jedynie do wglądu i odnotowują, że dokonano weryfikacji podanych we wniosku informacji z przedstawionymi dokumentami. Przechowywanie oraz przetwarzanie danych w tak szerokim zakresie, w szczególności dokumentacji medycznej, informacji o sytuacji życiowej wnioskodawców, zwiększa  ryzyko związane z zapewnieniem skutecznej ochrony danych. Poza tym pracodawca nie był do końca pewien, czy przyjęte przez niego rozwiązanie potwierdzania sytuacji życiowej wnioskodawcy, jest zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Szczególne wątpliwości wynikały z zasad minimalizacji danych oraz adekwatności danych wskazanych w art. 5 RODO.

Powyższe kwestie zostały uregulowane w przepisach ustawy wdrażającej RODO. W artykule 8 ustawy o ZFŚS dodano ust. 1a-1d, zgodnie z którymi: Read More

05 Kwi

Ustawa „wdrażająca RODO” w końcu podpisana

Niespełna rok od bezwzględnego stosowania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, tzn. 3 kwietnia 2019 r  prezydent podpisał ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej ustawa wdrażająca RODO. Przepis ma na celu dostosowanie obowiązujących przepisów prawa do wymagań RODO. Oznacza to, że przepis został uchwalony, gdy już zostały wypracowane pewne standardy stosowania RODO i będzie wiązał się z dokonaniem ponownej weryfikacji dotychczasowo przyjętych procedur. Treść ustawy wdrażającej RODO dostępna tutaj. Read More