15 Kwi

Ile czasu UODO rozpatruje skargi?

Wejście w życie RODO, istotnie wpłynęło na świadomość w zakresie naszych praw wobec administratorów, którzy przetwarzają nasze dane osobowe. W praktyce oznacza to, zaczęliśmy częściej składać skargi na sposób przetwarzania naszych danych osobowych przez różnych administratorów do Prezesa UODO. Niebagatelne znaczenie ma także fakt, że przed wejściem RODO w życie złożenie skargi wiązało się z wniesieniem opłaty wynikającej z Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Obecnie jest to bezpłatne. Zasady składania skarg zostały określone na stronie UODO (tutaj link). Skargi można składać w formie tradycyjnej lub elektronicznie. W przypadku składania Skargi poprzez serwis ePUAP należy zaznaczyć w jakiej formie chce się otrzymać odpowiedź w przeciwnym wypadku zostanie ona wysłana do nas pocztą. Ja taką odpowiedź otrzymałam listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.
11 Kwi

Decyzja UODO: żądanie otrzymania kopii danych osobowych nie oznacza konieczności wydania kopii dokumentów

Bardzo wielu administratorów, szczególnie z sektora publicznego, skarży się na nadmierne koszty związane z żądaniami osób, które dane dotyczą w zakresie wydania im kopii wszystkich ich danych osobowych, w szczególności:

  • kopii akt osobowych;
  • kopii wszystkich operacji na danych w systemie kadrowo-płacowym;
  • kopii korespondencji mailowej;
  • kopii wszystkich notatek służbowych, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich dokumentów, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich nagrań, na których pojawia się ta osoba.

W praktyce, nawet bardzo dobrze zorganizowany administrator, stanie przed ogromnym problemem, aby odnaleźć wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe wnioskującego, szczególnie gdy trzeba przejrzeć nie tylko systemy informatyczne, umożliwiające wyszukiwanie, ale także segregatory zawierające dane osobowe. Koszty takiego działania mogą być ogromne, a nadmierne żądania są w stanie „wykończyć” administratora. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy niezadowoleni pracownicy, zamiast żądać podwyżek, stosują strajk polegający na zarzuceniu pracodawcy (administratora danych) takimi żądaniami. Prezes UODO jeszcze do niedawna stał na stanowisku, że każde żądanie z art. 15 RODO trzeba spełnić z dochowaniem najwyższej staranności. Należy podkreślić, że artykuł 12 RODO daje administratorowi możliwość odmówienia wykonania żądania, jeżeli jest ono nadmierne lub pobrania opłaty, jeżeli wiąże się z nadmiernymi kosztami, jednakże szkopuł tkwi w szczegółach, czyli tym kiedy można powołać się na „nadmierność żądania”. Read More

08 Kwi

Ustawa wdrażająca RODO: zmiany w ZFŚS

Wraz z ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO [ustawa wdrażająca RODO], doczekaliśmy się uregulowania kwestii związanych z dokumentowaniem uprawnień do skorzystania ze środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych [ZFŚS]. Zasady funkcjonowania funduszu reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 8 przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, a zasady przyznawania świadczeń określa regulamin ZFŚS uchwalony u pracodawcy. W praktyce w związku z oceną sytuacji życiowej wnioskodawców, pracodawcy przetwarzają dane osobowe wnioskodawców oraz ich bliskich w bardzo szerokim zakresie. Dodatkowo nie ma ujednoliconego standardu dokumentowania uprawnień wnioskodawcy, co prowadzi do tego, że niektórzy pracodawcy wymagają dołączania do wniosków o przyznanie środków z funduszu zeznań podatkowych, dokumentacji medycznej, zaświadczeń z ośrodka pomocy społecznej, itd., podczas gdy inni proszą o te dokumenty jedynie do wglądu i odnotowują, że dokonano weryfikacji podanych we wniosku informacji z przedstawionymi dokumentami. Przechowywanie oraz przetwarzanie danych w tak szerokim zakresie, w szczególności dokumentacji medycznej, informacji o sytuacji życiowej wnioskodawców, zwiększa  ryzyko związane z zapewnieniem skutecznej ochrony danych. Poza tym pracodawca nie był do końca pewien, czy przyjęte przez niego rozwiązanie potwierdzania sytuacji życiowej wnioskodawcy, jest zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Szczególne wątpliwości wynikały z zasad minimalizacji danych oraz adekwatności danych wskazanych w art. 5 RODO.

Powyższe kwestie zostały uregulowane w przepisach ustawy wdrażającej RODO. W artykule 8 ustawy o ZFŚS dodano ust. 1a-1d, zgodnie z którymi: Read More

05 Kwi

Ustawa „wdrażająca RODO” w końcu podpisana

Niespełna rok od bezwzględnego stosowania przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych, tzn. 3 kwietnia 2019 r  prezydent podpisał ustawę z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej ustawa wdrażająca RODO. Przepis ma na celu dostosowanie obowiązujących przepisów prawa do wymagań RODO. Oznacza to, że przepis został uchwalony, gdy już zostały wypracowane pewne standardy stosowania RODO i będzie wiązał się z dokonaniem ponownej weryfikacji dotychczasowo przyjętych procedur. Treść ustawy wdrażającej RODO dostępna tutaj. Read More

27 Mar

Doczekaliśmy się pierwszej „kary RODO”

Wczoraj mój telefon rozgrzał się do czerwoności w związku z konferencją prasową, na której Pani Prezes UODO powiadomiła o nałożeniu pierwszej kary finansowej za przetwarzanie danych niezgodnie z przepisami prawa. Oczekiwania były takie, że kara zostanie nałożona na podmioty, o których było głośno w ostatnim czasie w związku z wykradzeniem im dużej ilości danych lub niewłaściwym zabezpieczeniem danych, które doprowadziły do ujawnienia danych osobowych klientów. Stąd duże zdziwienie wywołała informacja, że została nałożona kara za niewypełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, prowadzących działalność gospodarczą, których dane zostały pozyskane do bazy spółki z ogólnodostępnych źródeł (CEiDG KRS, GUS, CEPiK, Monitorze Sądowym i Gospodarczym). Zaskakujące było także to, że podczas konferencji Prezes UODO powiedziała, że kara wyniosła 943 tys. złotych! Pierwsza kara i od razu prawie milion złotych. Przyczyną nałożenia kary było niewypełnienie obowiązku informacyjnego z artykułu 14 RODO wobec przedsiębiorców, których dane z ogólnodostępnych źródeł zostały pozyskane do bazy. W sumie w bazie było około 6 milinów danych osób, które powinny otrzymać klauzulę informacyjną, jednak firma z ogólnodostępnych źródeł pozyskała adresy e-mail jedynie do 90 tys. Wobec tych osób, wypełniła obowiązek informacyjny, wysyłając wiadomość z odpowiednią klauzulą.  W przypadku pozostałych osób ukarana spółka postanowiła skorzystać z wyjątku z art. 14 pkt 5 lit b RODO, który pozwala odejść od obowiązku informowania o przetwarzaniu danych, jeżeli wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku. W związku z tym zamieściła klauzulę jedynie na swojej stronie internetowej. Wśród poinformowanych, aż 12 tys. zgłosiło sprzeciw na przetwarzanie ich danych, co zdaniem Prezes UODO świadczyło o tym, jak istotne znaczenie dla pozostałych 6 milionów osób, było uzyskanie informacji o prawach przysługujących w związku z przetwarzaniem ich danych. Dodatkowo w bazie było ponad 2,33 mln danych przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność. Spółka ma prawo złożyć skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Read More

25 Mar

Uczelnie wyższe nie mogą (już) kopiować dowodów osobistych

Wpis  jest wynikiem rozmów z osobami które zapisują się na studia podyplomowe z ochrony danych osobowych o tym jakie dane osobowe może pozyskiwać od nich uczelnia wyższa.  Jak wiadomo, osoby które zawodowo zajmują się ochroną danych osobowych są na co dzień bardziej uczulone na punkcie swojego prawa do prywatności niż Przeciętny Kowalski w związku z tym zapisując się na uczelnię wyższą zwracają szczególną uwagę na to jakie dane są od nich pozyskiwane oraz jak wypełniony wobec nich obowiązek informacyjny. Mówiąc krótko nie ma litości 😀

Ponad rok temu podjęłam temat legalności kopiowania dowodu osobistego przez pracowników dziekanatu.  Ponieważ nie jestem alfą i omegą zwróciłam się wówczas z pytaniem do Łukasza Wojciechowskiego, który na co dzień jest adiunktem w WSEI w Lublinie, aby pomógł mi ustalić czy jest podstawa prawna do realizacji tego działania.  Okazało się że uczelnie wyższe były tak naprawdę zobligowane do pozyskania kopii osobistej przyszłego studenta. Obowiązek ten wynikał z rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. Jednak rozporządzenie zostało uchylone wraz z nowelizacją Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce w 2018 roku. W tym momencie nie ma przepisu, który wymagałby zbierania kopii dowodów osobistych studentów. Co ciekawe ten obowiązek niekoniecznie szedł w parze z adekwatnością tych danych do celu przetwarzania, ponieważ w praktyce uczelnia wyższa nie potrzebowała kopii dowodu do realizacji swojego celu ustawowego.  Temat kopiowania dowodów wraca do mnie jak bumerang wraz z każdym nowym rocznikiem studentów, których mam przyjemność uczyć ochrony danych osobowych w Politechnice Białostockiej lub w Wyższej Szkole ekonomii i Innowacji w Lublinie. Ponieważ staram się być rzetelna w tym co robię, nawet jeżeli wydaje mi się, że znam odpowiedź, zanim udzielę studentom odpowiedzi zawsze wcześniej upewniam się, czy nie zaszły zmiany w obowiązujących przepisach.  Jest to bardzo dobra zasada, gdyż pozwala ustrzec się od błędów. Zwłaszcza, że w dzisiejszych czasach przepisy zmieniają się tak szybko, że czasami naprawdę trudno za nimi nadążyć. Potwierdziła to praktyka dalszego kopiowania dowodów osobistych przyszłych studentów przez uczelnie wyższe, pomimo uchylenia rozporządzenia które je do tego obligowało.

Read More

13 Mar

Jak uzasadnić niezbędność wprowadzenia monitoringu

Nie doczekaliśmy się jeszcze ustawy o monitoringu wizyjnym, tym bardziej ustawy dotyczącej monitorowania wykorzystywanych przez pracowników narzędzi pracy (np. kontrola poczty), czy biometrii do kontroli dostępu. Natomiast wraz z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych zostały wprowadzone zmiany do niektórych przepisów sektorowych, stanowiące punkt wyjścia do stosowania monitoringu przez administratora danych. Gdy na szkoleniach pytam uczestników co administrator musi zrobić, aby móc wprowadzić monitoring? Najczęściej odpowiadają poinformować pracowników. Jest to jeden z elementów związanych ze stosowaniem monitoringu, jednakże punktem wyjścia powinno być uzasadnienie niezbędności zastosowania monitoringu. Wynika to wprost z przepisów prawa, np:

  1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) (art. 22^2 par. 1. Kodeksu pracy)
  2. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). (art. 22^3 par. 1. Kodeksu pracy)
  3. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) (art. 108a ust. 1. ustawy Prawo oświatowe)
  4. Gmina w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej może stosować środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (monitoring) w obszarze przestrzeni publicznej, za zgodą zarządzającego tym obszarem lub podmiotu posiadającego tytuł prawny do tego obszaru lub na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie gminy lub jednostek organizacyjnych gminy, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej (art. 9a ust. 1. ustawy o samorządzie gminnym)
  5. Powiat w celu zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej może stosować środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu (monitoring) w obszarze przestrzeni publicznej, za zgodą zarządzającego tym obszarem lub podmiotu posiadającego tytuł prawny do tego obszaru lub na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie powiatu lub jednostek organizacyjnych powiatu, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli lub ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej (art. 4b ust. 1. ustawy o samorządzie powiatowym)

Co ciekawe nie ma analogicznego wymogu w ustawie o samorządzie województwa (art. 60 a ust. 1 i 2): Obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem województwa jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona.  Ochrona mienia obejmuje w szczególności możliwość korzystania ze środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) na terenie nieruchomości i w obiektach budowlanych stanowiących mienie województwa, a także na terenie wokół takich nieruchomości i obiektów budowlanych.

Jednakże użycie słowa w szczególności oznacza, że jest to jeden z możliwych do zastosowania środków nadzoru, a nie środek wymagany do sprawowania nadzoru. Stosowanie monitoringu jest przywilejem administratora, nawet jeżeli korzystał z narzędzi służących do monitoringu przed nowelizacją przepisów, musi być w stanie wykazać adekwatność zastosowanego narzędzia służącego do przetwarzania danych osobowych do celu tego przetwarzania. W końcu z artykułu 5 RODO wynikają zasady minimalizacji danych i adekwatności do celu przetwarzania. Read More

28 Lut

Zgoda jako „świadome działanie”

W zasadzie ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych [RODO] nie zmieniło nic w zakresie sposobu uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych, gdyż w naszej ustawie o ochronie danych osobowych już od samego początku zdefiniowano „zgodę, jako oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści (uchylona uodo: Dz.U.2016 poz. 922). Jednakże to sformułowanie definicji zgody powodowało problem z interpretacją, jaką formę powinno przyjąć oświadczenie woli, a także jakie dane osoby, której dane dotyczą należy pozyskać biorąc od niej zgodę.

RODO, a szczególnie preambuła, przyniosło odpowiedzi na pytanie, jak skutecznie pozyskiwać pozyskiwać zgodę i kiedy jest ona uważana za domniemaną lub nieważną.

Formy wyrażenia zgody

Zgoda może być (motyw 32 RODO):

  • złożona na piśmie
  • ustna
  • wyrażona poprzez świadomy gest
  • elektroniczna, np. poprzez zaznaczenie checkbox lub kliknięcie „zgadzam się”

Świadomy gest jest bardzo istotnym aspektem wyrażenia zgody, który może ułatwić administratorom oraz osobom, których dane dotyczą wzajemną komunikację i współpracę. Wyobraźmy sobie sytuację, że podczas dużego wydarzenia, organizator podczas rejestracji uczestników przedstawi im prosty regulamin imprezy, z którego będzie wynikało, że wydarzenie będzie dokumentowane fotograficznie oraz filmowo. Uczestnik może wyrazić zgodę na rozpowszechnianie jego wizerunku na zasadach określonych w regulaminie na przykład poprzez wybór koloru smyczy lub silikonowej bransoletki. Są to proste i skuteczne rozwiązania, które później pozwalają administratorowi dokonać łatwego wyboru zdjęć uczestników, którzy wyrazili świadomą zgodę. Podobnie zamieszczenie przed tak zwaną „ścianką” tablicy informacyjnej, że pozowanie oznacza zgodę na rozpowszechnianie wizerunku. Należy jednak pamiętać, że administrator ma obowiązek udowodnienia, że rzeczywiście uczestnik wyraził zgodę. Istotne jest także uwzględnienie zasady ograniczonego czasu przechowywania/rozpowszechniania/wykorzystywania danych pozyskanych na podstawie zgody. Artykuł 5 RODO wskazuje, że dane powinny być przechowywane przez rozsądny okres czasu, do wyczerpania celu przetwarzania. Nie należy bać się usuwania danych zebranych do celów promocyjnych. Po pewnym czasie ich atrybut promocyjny zupełnie wygasa, a koszty przechowywania materiałów oraz dowodów pozyskania zgody rosną. Read More

18 Lut

Obowiązki IOD w związku z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości

Doczekaliśmy się uregulowania kwestii przetwarzania danych osobowych przez właściwe organy do celów zapobiegania przestępczości, prowadzenia postępowań przygotowawczych, wykrywania i ścigania czynów zabronionych lub wykonywania kar, w tym ochrony przed zagrożeniami dla bezpieczeństwa publicznego i zapobiegania takim zagrożeniom, które zgodnie z art. 2 ust. 2 lit d RODO było wyłączone spod jego stosowania. Zasady przetwarzania danych przez te podmioty reguluje ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (dalej będę używać określenia uodopzzzp). Podkreślenia wymaga fakt, że ustawa odnosi się do przetwarzania danych osobowych do wskazanych celów, czyli w pozostałym zakresie zastosowanie będzie miało RODO, w szczególności do zasad przetwarzania danych pracowników, kandydatów do pracy, kontrahentów, uczestników przetargów.

Nowa ustawa reguluje zasady wyznaczenia, a także obowiązki Inspektora Ochrony Danych Osobowych w podmiocie zobligowanym do jej stosowanie. Nie sposób oprzeć się wrażeniu, że to powrót do korzeni, czyli (uchylonej) ustawy o ochronie danych osobowych z 2015 roku (dalej stara uodo), która miała „przygotować” administratorów danych na przyjście RODO. Być może niektórzy pamiętają jeszcze dwa rozporządzenia wykonawcze do tej ustawy, określające sposób realizacji obowiązków przez ówczesnego ABI:

Read More

07 Lut

Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji (wpis gościnny)

 Najcenniejszym kapitałem każdej organizacji są ludzie, aby ich pozyskać niezbędne jest przeprowadzenie procesu rekrutacji. Wielu rekrutujących pracodawców zadaje sobie pytanie, co zrobić, aby proces ten przeprowadzić zgodnie z przepisami. Kandydaci do pracy coraz częściej zwracają uwagę na to, czy potencjalny pracodawca respektuje ich prawo do prywatności i ochrony danych. Warto zastanowić się w jaki sposób przeprowadzamy rekrutację, albowiem prawidłowy proces z całą pewnością wpłynie na pozytywny wizerunek pracodawcy. Znalezienie odpowiedniego pracownika nie jest łatwym zadaniem tym bardziej, iż dokonanie oceny kwalifikacji zawodowych czy też doświadczenia danej osoby możliwe jest wyłącznie w oparciu o pozyskane od kandydata dane osobowe.

Poniższy wpis dotyczy przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych kandydatów do pracy.

Gromadzenie, przechowywanie, niszczenie zebranych w procesie rekrutacji danych osobowych kandydatów do pracy stanowi przetwarzanie danych (art. 4 ust. 2 RODO). Pracodawca staje się administratorem danych osobowych kandydatów do pracy niezależnie od sposobu otrzymania dokumentów rekrutacyjnych (tj. w wersji papierowej oraz elektronicznej). Na administratorze spoczywają konkretne obowiązki o czym będzie mowa w dalszej części wpisu.

Obowiązki pracodawcy

Potocznie zwykło mówić się, że pracownikiem jest każdy wykonujący pracę, ale projektując procesy przetwarzania danych osobowych należy odróżniać pracowników od osób współpracujących. W myśl art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem jest „osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Pracownikiem nie jest osoba, która wykonuje czynności na innych podstawach niż wymienione w art. 2 (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło, agencyjna). Pracodawcą zaś jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 Kodeksu pracy). Read More