Być może pamiętacie sprawę przetwarzania danych osobowych dzieci w jednej ze szkół podstawowywch, w związku z weryfikacją opłacenia przez ich rodziców obiadów. Szkoła zastosowała urządzenie, którego system powiązywał dane dziecka w postaci odcisku palca z informacją o dokonaniu płatności. W momencie wchodzenia na stołówkę dziecko przykładało palec do urządzenia, które potwierdzało lub nie, że opłata została wniesiona. Rozwiązanie służyło zniwelowaniu problemu poprzedniego systemu opartego na kartach magnetycznych, które dzieci bez przerwy gubiły i w związku z tym musiały czekać w kolejce przed stołówkę na sprawdzenie informacji o płatności przez nauczyciela, który miał przy sobie wydrukowaną listę.

Szkoła zaproponowała rodzciom nowe rozwiązanie, które miało przyśpieszyć wydawanie dzieciom posiłków, zastrzegając że zgoda na nie jest w pełni dobrowolna. Jeżeli rodzic nie wyrazi zgody, dziecko będzie weryfikowane ręcznie, poprzez nauczyciela z listą. W praktyce okazało się, że dzieci, których rodzice wyrazili zgodę na biometrię, były weryfikowane jako pierwsze, natomiast te, których rodzice się nie zgodzili, musiały czekać w kolejce. Prezes UODO uznał, że w tym wypadku dochodziło do nierównego traktowania dzieci. Tym samy podważył dobrowolność zgody rodziców, którzy jego zdaniem, czuli się zmuszeni do zgodzenia się na biometrię i nałożył na szkołę pieniężną karę finansową w wysokości 20 tys. złotych.

Decyzja UODO została zaskarżona przez szkołę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, który ją uchylił. WSA uznał, że wyrażenie zgody przewidziane w art. 9 ust. 1 lit. a RODO legalizuje pobieranie i przetwarzanie danych biometrycznych dzieci. Warto zwrócić uwagę na to, że WSA uznał, że to nie UODO powinno oceniać ważność zgody, a w swojej decyzji organ nadzorczy podszedł do zagadnienia zbyt rygorystycznie.

Read More →

Wydawałoby się, że realizowanie obowiązków informacyjnych to najprostsza podstawa z podstaw. Wystarczy wziąć art. 13 (lub odpowiednio 14) RODO i punkt po punkcie wypisać poszczególne informacje. Jednak teoria i praktyka to dwie różne rzeczy. Powiedzmy sobie szczerze, nie jest łatwo zrobic dobrą klauzulę informacyjną. Wymaga to wiedzy i doświadczenia. Gdyby było to takie proste, nie spotykalibyśmy na każdym kroku źle zrobionych klauzul.

Jeżeli nie intersuje Cię, jak zrobić dobrą klauzulę, a wolisz, aby ekspert zrobił ją za Ciebie, napisz do mnie. Koszt standardowej klauzuli to zazwyczaj ok. 30 zł netto (bardziej skomplikowane są trochę droższe, ale nadal nie jest to majątek). Kontakt

Absolutnym punktem wyjścia, o którym zapominają osoby tworzące (lub sprawdzające) klauzule informacyjne jest sięgnięcie do przepisów RODO. Serio, ja robię to za każdym razem, bo przekonałam się wielokrotnie, że bez tego bez przerwy musiałam coś poprawiać lub dopisać. Zatem zacznij od otwarcia przepisów RODO.

Po drugie klauzula ma być skierowana do konkretnej kategorii osób. Dobijają mnie klauzule dla wszystkich i we wszystkich możliwych celach, których pełno jest w Internecie. Takie klauzule nic nie wnoszą i nie są zgodne z RODO, chyba że potrafisz to zrobić w taki sposób, aby rozdzielić poszczególne cele, podstawy, czasy przetwarzania, odbiorców danych, itd. dla poszczegolnych kategori odbiorców – taką klauzulę „dla wszystkich” ma Bank Millennium, ale jest ona tak zrobiona, że można bez problemu odnaleźć informacje dotyczące danego przetwarzania. Niestety większość klauzul to pomieszanie z poplątaniem. Dlatego może jednak zrób to prościej: jedna klauzula dla jednego celu przetwarzania lub jedna klauzula dla jednej kategorii osób, np. zleceniobioców, kandydatów do pracy, odbiorców treści marketingowych.

Forma klauzuli i kolejność przekazywanych informacji nie ma znaczenia. Klauzula nie musi być w punktach, nie musi być w tabeli. Ważne, żeby była przejrzysta i czytelna. Jeżeli ją drukujesz, pamiętaj aby nie była napisana czcionką mniejszą niż 8 pkt.

Wskazując administratora, pamiętaj aby podać kontakt do niego. Najlepiej zarówno adres jak i e-mail i/lub telefon. Jeżeli firma jest zarejestrowana pod innym adresem, niż adres korespondencyjny, wskaż adres korespondencyjny.

Jeżeli dane pozyskałeś z innego źródła, niż osoba której dane dotyczą, pamiętaj że poza wskazaniem tego źródła, należy także wskazać „kategorie odnośnych danych”. Częstym błędem jest pomijanie tej informacji, mimo że wymaga jej art. 14 RODO. Zatem informujesz, że dane pozyskałeś od XYZ w zakresie imienia, nazwiska, danych kontaktowych, itd.

Read More →

Mam dla Was świetną wiadomość – Wielka Brytania (a w zasadzie zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej) została uznana przez Komisję Europejską za państwo dające wystarczające gwarancje ochrony danych osobowych. Ponieważ dotyczas obowiązywały tam przepisy RODO, w zasadzie wszyscy spodziewali się, że taka decyzja nastąpi. Jednakże fakt, że jej wydanie trwało tak długo nie ułatawiał biznesów z kontrahentami z wysp. Ok, ale na pewno Was interesuje tylko i wyłącznie to, co właściwie oznacza taka decyzja i jak wpływa na Wasze biznesy 🙂

W krótkich żołnierskich słowach: każde przekaznie danych do firmy z Wielkiej Brytanii realizujecie na takich samych zasadach, jak przekanie danych do firmy z Polski, z zastrzeżeniem, że trzeba o nim wspomnieć w obowiązku informacyjnym, gdyż jakby nie było jest to państwo trzecie w rozumieniu przepisów RODO.

Read More →

Do napisania tego wpisu zainspirował mnie Prezes UODO i jego opinia dotycząca ustalania limitu osób na imprezach, gdzie osoby zaszczepione przeciwko COVID-19 nie wliczają się do limitu, a także wasze bardzo liczne pytania. Mam wrażenie, że jest tak, że my, „ludzie od RODO”, mówimy jedno, a ludzie słyszą drugie. Z opinią naprawdę się zgadzam, bo sama doszłam do tych wniosków już dawno. A nawet przygotowywałam klientom (hotelom, agencjom reklamowym, domom kultury) odpowiednie procedury i formularze, które umożliwiają im zgodnie z RODO zapytać o zaszczepienie (jeżeli potrzebujesz wspracie w tym zakresie, napisz do mnie).

Zanim przejdziesz dalej, przeczytaj zacytowaną na początku opinię UODO, najlepiej dwa razy. I zastanów się, czy możesz, czy nie możesz pytać o zaszczepienie. Jeżeli masz wątpliwości, wyjaśniam.

Po pierwsze, aby w ogóle móc przetwarzać dane o zaszczepieniu, czyli zadać pytanie, musisz mieć faktyczny interes prawny. Czyli to pytanie musi czemuś konkretnemu służyć. Nie można pytać z ciekawości. Faktyczny cel w pytaniu o zaszczepienie mają podmioty, które muszą stosować ograniczenia wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów z 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, w którym jest wskazane, że w określonych sytuacjach do limitu osób, nie wlicza się osób zaszczepionych. Zatem jest faktyczny, rzeczywisty powód do ustalenia, czy ktoś jest zaszczepiony. I tu zaczynają się schody.

Read More →

Na wstępie tego wpisu muszę zazanczyć, że przepisy dotyczące zapobiegania i zwalczania choroby COIVD-19 zmieniają się na tyle dynamicznie, że w momencie czytania przez Ciebie tego wpisu pewne rzeczy mogły ulec zmianie (np. limity osób, obowiązek noszenia masek). Zatem sięgnj do przepisów, które przywołuję, aby upewnić się jaki jest stan faktyczny, na dzień gdy chcesz podjąć jakieś działanie.

Omówię temat pytania o zaszczepienie przeciwko COVID-19 w kontekście relacji pracodawca – pracownik, a także organizator przedstawienia artystycznego – uczestnik. Zacznę od tego, że szczepienie przeciwko COVID-19 jest szczepieniem ochronnym i w tym momencie nieobowiązkowym. Nie stanowi warunku podjęcia pracy, czy udziału w jakimś wydarzeniu. Zatem co do zasady nie ma podstawy o uzyskiwanie od osoby, której dane dotyczą informacji o tym, czy przeszła szczepienie, czy nie. Jedakże w pewnych okolicznościach, opierając się na obowiązujących przepisach prawa, będzie przysługiwać uprawnienie do uzyskania tej informacji. Przepisy prawa, które są dla Was punktem wyjścia w tym zakresie to:

• ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz.U. 2008 nr 234 poz. 1570 ze zm.);
• przepisy wykonawcze do tejże ustawy, w tym momencie będę przywoływać rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. 2021 poz. 861) ze zmianami do tego rozporządzenia.

Koniecznie sprawdźcie aktualną treść przepisów wykonawyczych do wskazanej ustawy w momencie w zakresie aktualnych ograniczeń związanych z COVID-19. Przechodząc do konkretów:

Pracodawca

• W większym zakładzie pracy może przeprowadzić anonimowe ankiety dotyczące stanu zaszczepienia personelu, z zastrzeżeniem że udzielenie odpowiedzi jest dobrowolne;
• Może przyznać płatny dzień wolny osobom w dniu szczepienia pracownika, na podstawie jego oświadczenia o przyjęciu w tym dniu szczepionki.

Read More →

Otrzymałam pytanie: W związku z różnymi ograniczeniami podczas stanu epidemii, pojawiają się pytania dotyczące sposobów zapewniania bezpieczeństwa pracy stacjonarnej. W szczególności pytania osób, które mają wchodzić do biura o ich stan zdrowia lub kontakt w ostatnim czasie z osobami, które są chore.

Przyznam szczerze, że takie wątpliwości są jak najbardziej uzasadnione, ponieważ trudno tutaj znaleźć podstawę, która pozwalałaby na gromadzenie takiej informacji. Po pierwsze jest to informacja o stanie zdrowia. Nie zawsze dostajemy ją wprost, jednakże uzyskujemy to oświadczenie właśnie w celu oceny stanu zdrowia składającego oświadczenie, czyli tego czy potencjalnie, może być zarażony koronawirusem. Jeżeli mówimy o informacji o stanie zdrowia to wkracza z całą stanowczością art. 9 RODO, zgodnie z którym przetwarzanie takich danych jest zakazane z wyłączeniem warunków legalizujących wskazanych w ustępie drugim. Warto do niego czasami zerknąć, aby sprawdzić możliwości legalnego przetwarzania tego typu informacji.

Wśród przesłanek legalizujących przetwarzanie informacji o stanie zdrowia, jest w szczególności oparcie przetwarzania na przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Na dzień dzisiejszy może to być indywidualna decyzja uprawnionego organu (w zależności od rodzaju podmiotu będzie to decyzja administracyjna wojewody, ministra zdrowia lub premiera) albo indywidualna decyzja sanepidu. Możliwość wydania takiej decyzji wynika ze spec ustawy covidowej, a także znowelizowanej ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

Read More →