Obowiązki informacyjne w związku z organizowaniem szczepień przeciwko COVID-19

Pracodawcy i szkoły mogą zorganizować u siebie szczepienia przeciwko COVID-19. Niestety aktualne na dzień tworzenia tego wpisu przepisy nie regulują uprawnienia i zasad przetwarzania danych osobowych, na te potrzeby. Na stronach rządowych zostały udostępnione jedynie deklaracje przystąpienia do szczepienia, z których może skorzystać administrator. Nie ma natomiast ani słowa o obowiązkach informacyjnych wobec osobób, które zgłoszą chęć udział w szczepieniach. A te należy, wypełnić. W zasadzie nie sposób powołać się w tym wypadku na wyłączenia od obowiązku informacyjnego przewidziane w art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO.

W związku z licznymi pytaniami, jaka jest podstawa przetwarzania danych osób deklarujących chęć udział w szczepieniach organizowanych przez pracodawców / szkoły, a także jak długo należy te dane przechowywać, postanowiłam przygotować dla Was przykładową klauzulę informacyjną. Rekomenduję, aby dołączyć ją do deklaracji szczepienia, aby każda osoba, które dane dotyczą miała możliwość zapoznania się z jej treścią.

Podstawą przetwarzania danych jest dobrowolna i świadoma zgoda (w przypadku małoletniego zgoda jego rodzica lub opiekuna prawnego). Szczepienia przeciwko COVID-19 nie są obowiązkowe, tym bardziej udział w procesie szczepień organizowanym przez pracodawców lub szkoły jest zupełnie dobrowolny. Przepisy nie dają tym podmiotom uprawnienia do przetwarzania danych osobowych na potrzeby organizacji szczepień. W zasadzie te dane są potrzebne jedynie do czasu przekazania do podmiotu leczniczego. Administrator następnie powinien usunąć u siebie wszelkie kopie (o ile w ogóle je posiada). Jest on jedynie pośrednikiem, który zbiera dane na potrzeby przeprowadzenia szczepienia przez podmiot leczniczy i nie ma podstaw do dalszego przechowywania deklaracji. Pojawia się też czasami pytanie o włączanie informacji o zaszczepionych do akt osobowych. Ani pojedyncza informacja, ani lista osób zaszczepionych nie powinna być przechowywana przez administratora – nie ma przepisów prawa pracy, które dawałyby podstawy do tworzenia takiej listy na potrzeby rozliczeń pracowniczych. Jednakże muszę podkreślić, że w tym zakresie przepisy zmieniaja się bardzo dynamicznie i możliwe, że gdy będziesz czytać ten wpis po kilku miesiącach od jego publikacji, pracodawca będzie miał prawo lub obowiązek uzyskać informację o zaszczepieniu pracownika przeciwko COVID-19 (analogicznie szkoła w odniesieniu do uczniów). Należy zatem zawsze sięgnąć do przepisów.

Autorką tekstu jest Sylwia Czub-Kiełczewska, specjalista ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowany audytor wewnętrzny ISO 27001
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie! Napisz do mnie

Zapraszam na moje (bardzo praktyczne i konkretne) szkolenia!

We wpisie wykorzystano zdjęcie z serwisu Pixabay.com.