Niedawno otrzymałam wiadomość od Pani Barbary, z prośbą o opisanie schematu przeprowadzania audytu wewnętrznego z ochrony danych osobowych w bibliotece. Jak zaplanować, przeprowadzić, a następnie napisać protokół z kontroli.
Mam nadzieję, że moje wskazówki będą pomocne. Read More
Pytanie od Pani Ewy:
Do biblioteki wpłynął wniosek o udzielenie informacji publicznej. Wnioskodawca żąda udostępnienia zawartości skrzynki mailowej z ostatnich dwóch miesięcy. W skrzynce znajduje się korespondencja prowadzona przez bibliotekę również z czytelnikami (zwrot materiałów, prolongata itd.). Czy zawartość skrzynki e-mail stanowi informację publiczną i mamy obowiązek ją udostępnić? A jeśli tak, czy należy dane osobowe zanonimizować?
Kilka lat temu rzeczywiście sądy nakazywały udostępnianie treści
korespondencji. Jednak sytuacja uległa zmianie. Teraz ogranicza się
informację publiczną w odniesieniu do Konstytucji (czyli ochrony
prywatności tych osob, które piszą do instytucji publicznych – usunięcie
ich danych, często nie anonimizuje wiadomości, bo wynikają one pośrednio z treści) lub ochrony danych osobowych.
Po zapoznaniu się z linią orzeczniczą, Read More
Pytanie od Pani Anity:
Czy przy opisie programów służących do przetwarzania danych musimy szczegółowo wymieniać nazwy aplikacji edytorów tekstu, arkuszy kalkulacyjnych, programów pocztowych skoro pracujemy na kilku i może to się zmieniać?
Należy wskazać nazwy programów.
Uzasadnienie: W rozporządzeniu MSWiA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy służące do przetwarzania danych, wymienione są elementy, które musi zawierać polityka bezpieczeństwa. Punkt 2 paragrafu 4 dotyczący programów, które służą do przetwarzania danych osobowych ma brzmienie: Read More
Pytanie od Pani Moniki:
Nie chcemy powoływać Administratora Bezpieczeństwa Informacji (i zgłaszać go do GIODO), jednak administrator danych chce kogoś oddelegować do pomocy – czy w polityce bezpieczeństwa i w instrukcji zarządzania systemami może funkcjonować nazwa „ABI” czy zastosować jakieś inne nazewnictwo?
Jeżeli nie powołujecie Państwo Administratora Bezpieczeństwa Informacji, nie możecie posługiwać się, wobec osoby nadzorującej przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych, nazwą ABI. Jest to nazwa stanowiska, dla którego obowiązki są wyraźnie wskazane w art. 36 a w ustawie o ochronie danych osobowych, czyli zastrzeżona tylko i wyłącznie dla osób zarejestrowanych w GIODO. Wobec tego, jeżeli administrator danych, nie chce zarejestrować swojego pracownika w GIODO, nie powinien używać wobec niego oraz w stworzonej dokumentacji nazwy ABI. Można użyć innego, dowolnego określenia. Read More
Pytanie od Pani Justyny:
Chciałabym wprowadzić zarządzeniem politykę bezpieczeństwa danych osobowych w bibliotece. Jaką podstawę prawną powinnam wskazać?
Podstawy prawne są dwie:
Art. 36 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2014 poz. 1182) oraz par. 5 rozporządzenia MSWiA z dnia 29. kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnym, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy służące do przetwarzania danych osobywch (Dz. U. 2004 nr 100 poz. 1024).
Pytanie od Pani Agnieszki:
Kiedy muszę aktualizować zbiór zarejestrowany w GIODO? Czy jest jakiś okres czasu, po którym należy zrobić aktualizację?
Jeżeli zmieniły się dane administratora danych (np. adres, nazwa) lub inne informacje związane ze zbiorem (zakres zbieranych danych, podmiot, któremu powierzono dane) stosuje się art. 41. ust 2. UODO:
Administrator danych jest obowiązany zgłaszać Generalnemu Inspektorowi każdą zmianę informacji, o której mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany w zbiorze danych. Read More
Pytanie od Pana Dariusza:
Biblioteka prowadzi okresowo zajęcia popołudniowe dla dzieci jak również dla dorosłych. Na te zajęcia prowadzone są zapisy (imię, nazwisko, telefon, e-mail, dla dzieci też adres zamieszkania).
Czy w tym wypadku wymagana jest zgoda na przetwarzanie tych danych, gdy przetwarzane są tylko na potrzeby przeprowadzenia zajęć? Read More
Pytanie od Pani Agnieszki:
Jak zmieniły się zasady rejestracji zbiorów w rejestrze GIODO po nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowych?
Nowelizacja ustawy przewiduje dwa sposoby prowadzenia rejestru zbioru danych osobowych – starą ścieżką przez GIODO lub nową ścieżką przez ABI-ego.
Nowa ścieżka oznacza, że administrator danych (biblioteka) nie będzie już musiał akutalizować i zgłaszać zbiorów do jawnego rejestru w GIODO, gdyż obowiązek prowadzenia rejestru przejmie powołany przez administratora danych ABI. Wówczas zgłoszeniu w GIODO będą w dalszym ciągu podlegać tylko zbiory zawierające dane wrażliwe. Pozostałe będą prowadzone we własnym rejestrze biblioteki. Read More
Nie da się ukryć, że powołanie i zarejestrowanie ABI-ego to gorący temat. Zwłaszcza, że nie ma oficjalnych zaleceń GIODO w zakresie tego, kiedy to się opłaca, a kiedy nie. Wiele podmiotów powołując ABI-ego, nie zdaje sobie sprawy z nowych obowiązków, które wiążą się z tym oraz kosztów. Myślę, że odpowiedź na pytanie, „czy warto powołać ABI-ego w bibliotece” najlepiej wprost wyprowadzić z Projektu Rozporządzenia MAiC w sprawie trybu i sposobów realizacji zadań w celu zapewniania przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych przez administratora bezpieczeństwa informacji. Read More
