Artykuły – Strona 30 – Sylwia Czub bloguje o danych osobowych

05 lis

Czy rejestr korespondencji należy zarejestrować w GIODO?

Pytanie od Pani Moniki:

Rejestry korespondencji prowadzimy w arkuszach Excel i na gotowych wydrukach z poczty, ale odręcznie dokonujemy wpisów na nich, nie mamy żadnego specjalnego systemu pocztowego, czy taki zbiór wymaga zgłoszenia do GIODO?

To jest bardzo dobre pytanie 🙂 Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych należy zgłosić do GIODO każdy zbiór (art. 40), chyba że został on wymieniony w art. 43.1 jako zwolniony z tego obowiązku. Obowiązku zgłaszania zbiorów do GIODO nie mają także administratorzy danych, którzy powołali i zarejestrowali Administratora Bezpieczeństwa Informacji (nie dotyczy zbiorów danych wrażliwych). Read More →

25 paź

Skąd wiedzieć co i kiedy zmieniło się w ustawie?

Czy macie poczucie, że nie nadążacie za przepisami? Potem dzwoni jakaś firma i „straszy” karami za niezastosowanie nowych przepisów. A jakie są te przepisy, gdzie szukać informacji?

Przede wszystkim należy do tematu wszelkich zmian podchodzić na chłodno. Pamiętajcie, że ustawodawca w przypadku ważnych zmian, zapewnia okres przejściowy, czyli czas na dostosowanie się do nich. Najlepszym i najbardziej rzetelnym źródłem informacji jest Internetowy System Aktów Prawnych (ISAP).

Rozpoczynamy od znalezienia interesującej nas ustawy. Ja co jakiś czas sięgam do ustawy o ochronie danych osobowych:

Zawsze wybieramy tekst ujednolicony, ponieważ jest to tekst ustawy z naniesionymi wszystkimi zmianami. Read More →

23 paź

Czy mam prawo wymagać od czytelników podania numeru PESEL?

W świetle nowych przepisów, w dowodach osobistych obywateli RP wydanych po 1 stycznia 2015 r. nie będzie figurować adres. Od 2016 roku powinien zostać zniesiony obowiązek meldunkowy. W związku z tym numer PESEL staje się jedynym niezmiennym i wiarygodnym identyfikatorem obywatela, a co za tym idzie czytelnika biblioteki. Z ustawy o bibliotekach wynika obowiązek chronienia materiałów bibliotecznych ciążący na bibliotece:

Art. 6. 1. Zbiory bibliotek mające wyjątkową wartość i znaczenie dla dziedzictwa narodowego stanowią, w całości lub części, narodowy zasób biblioteczny.
2. Narodowy zasób biblioteczny podlega szczególnej ochronie. Read More →

16 paź

Ochrona wizerunku w praktyce

Czy już wkrótce zachowanie prywatności będzie wymagało odwracania się na zdjęciach? Wszystko na to wskazuje. Nowe technologie umożliwiają wyszukiwanie osoby po jej wizerunku umieszczonym na zdjęciu – czyli nie ma potrzeby podpisywać zdjęcia imieniem i nazwiskiem, bo i tak łatwo sprawdzić, kto na nim jest.

Jakie są konsekwencje takich możliwości? Brak anonimowości w sieci. Osoby korzystające z portali randkowych bardzo skrupulatnie chronią swoją prywatność, nie podając do publicznej wiadomości swoich danych, jednak wystarczy, że dodadzą zdjęcia i już łatwo można sprawdzić kim są. Jak to zrobić?

Polityka bezpieczeństwa: określenie środków technicznych i organizacyjnych dla bezpieczeństwa danych.

Pełny tytuł ostatniej części polityki brzmi:

Określenie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych.

Opiszę możliwe środki organizacyjne i techniczne. Pewne rzeczy pozostawię do uzupełnienia, inne do wyboru (czyli z listy dostępnych należy wybrać te, które się stosuje):

Środki organizacyjne, które można wskazać w polityce: Read More →

12 paź

Potrzebujesz pomocy przy tworzeniu polityki bezpieczeństwa?

Jeżeli macie Państwo problemy z przygotowaniem dokumentacji przetwarzania danych osobowych (polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi), mogę zaproponować wsparcie na trzech poziomach:

– sprawdzenie bieżącej dokumentacji z naniesieniem uwag i poprawek

– stworzenie dokumentacji od podstaw (na podstawie przesłanych informacji lub po wykonanym wcześniej audycie bezpieczeństwa)

– zgłaszanie/aktualizacja zbiorów danych osobowych w GIODO

Chciałabym podkreślić, że nie przesyłam gotowych wzorów dokumentów. Każda dokumentacja jest przygotowywana indywidualnie przy dużym udziale klienta, który musi udzielić wielu informacji i współpracować na każdym etapie tworzenia dokumentów.

Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!

Napisz do mnie

03 paź

Polityka bezpieczeństwa: definicje pojęć użytych w polityce

Nie ma obowiązku umieszczania definicji użytych w polityce bezpieczeństwa określeń, jednakże jest to bardzo wskazane, ze względu na fakt, że wiele z nich może być niezrozumiałych dla osób, które będą się z nią zapoznawać.

Definicje zostały opracowane na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych.

dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

zbiór danych – każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie. Read More →

01 paź

Polityka bezpieczeństwa: sposób przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami.

W czwartym punkcie polityki należy odpowiedzieć na pytanie: czy istnieje możliwość wyeksportowania plików z jednego systemu i zaimportowania do drugiego?

Przykład jeśli jest przepływ danych:
Istnieje możliwość wyeksportowania danych z systemu księgowego do systemu bankowego. Dane do przelewów eksportuje się z systemu do pliku, który następnie użytkownik importuje do systemu bankowego. Read More →

29 wrz

Polityka bezpieczeństwa: Opis struktury zbiorów danych osobowych

A właściwie tytuł powinien brzmieć:

Opis struktury zbiorów danych wskazujący zawartość poszczególnych pól informacyjnych i powiązania między nimi.

Ponownie odwołuję się do potrzeby wcześniejszej inwentaryzacji zbiorów danych osobowych.

Do zrobienia tego punktu polityki wykorzystamy zrobiony już wcześniej wykaz zbiorów danych osobowych wraz ze wskazaniem programów służących do przetwarzania tych danych.

Czy szkoła potrzebuje zgodę ucznia na przetwarzanie jego danych?

Otrzymałam ostatnio pytanie dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych uczniów przez szkołę, czy potrzebna jest zgoda, czy nie?
Omawiałam już bardzo podobne pytanie dotyczące przetwarzania danych czytelników przez bibliotekę. Odpowiedź jest analogiczna: to zależy od celu przetwarzania danych.

Szkoła nie potrzebuje zgody, jeśli przetwarza dane uczniów w celach określonych w ustawie z dnia 7. września 1991 r. o systemie oświaty, czyli celach związanych z nauką i wychowaniem uczniów. Oznacza to, że nie trzeba pobierać zgody na przetwarzanie danych osobowych ucznia podczas procesu rekrutacji, podczas trwania jego nauki, podczas korzystania przez niego z biblioteki, czy zajęć dodatkowych, o ile są zapewniane przez szkołę (w przypadku zajęć, może być konieczna zgoda opiekuna prawnego na udział dziecka w zajęciach, ale nie na przetwarzanie jego danych.

A co z innymi celami przetwarzania? Read More →