Category Archives: Artykuły

20 cze

Roczne sprawozdanie dla GIODO – o co chodzi?

Pewnie poprawię Wam nastrój dementując szerzące się ostatnio informacje o konieczności przygotowania do końca czerwca rocznego raportu dla GIODO.  O co chodzi? Gdy nie wiadomo o co chodzi, to pewnie chodzi o pieniądze… A jakie raporty trzeba przygotowywać?

Gdy nie ma ABI:

  1. Administrator Danych (instytucja/firma) przygotowuje raporty z incydentów, które miały miejsce (w szczególności notatki służbowe), określając co się stało i jakie środki zapobiegawcze zostały podjęte.
  2. Potwierdzenia przeszkolenia pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji.
  3. Raz do roku należy przeprowadzić sprawdzenie zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, które należałoby udokumentować. Gdy jest ABI przepisy wykonawcze do ustawy określają bardzo precyzyjnie, jak ma wyglądać sprawozdanie ze sprawdzenia, gdy nie ma ABI, wystarczy notatka służbowa.

Przykładowa zawartość notatki sporządzonej przez Administratora Danych po sprawdzeniu:

  1. Data/okres przeprowadzania sprawdzenia.
  2. Osoby, które przeprowadzały sprawdzenie.
  3. Co i w jaki sposób było sprawdzane (przegląd dokumentów, oględziny, rozmowy z pracownikami).
  4. Podsumowanie sprawdzenia, podjęte lub zalecane środki mające zwiększyć bezpieczeństwo danych.
  5. Podpis osoby prowadzącej sprawdzenie.

Gdy jest ABI: Read More →

16 cze

Czy można publikować dane darczyńców i sponsorów na stronie?

Pozyskiwanie darczyńców i sponsorów coraz częściej jest bardzo istotne dla podmiotów prowadzących działalność, np. fundacji, stowarzyszeń, kościołów, ale także muzeów, czy bibliotek. Powstaje pytanie – czy możemy publikować je na naszej stronie internetowej albo wywiesić, np. w gablocie, w naszej siedzibie.

Z punktu widzenia podmiotu, który zostały obdarowany, podziękowanie darczyńcy, czy sponsorowi jest bardzo istotne dla podtrzymania przyszłych relacji. Jednakże nie zawsze ta osoba życzy sobie, aby publicznie ujawniać jej dane. Ustawa o ochronie danych osobowych stoi po stronie ochrony prywatności darczyńcy i narzuca obowiązek pozyskania jego zgody na publiczne opublikowanie danych. Zgodę można pozyskać w dowolnej formie, także ustnej, jednakże dla celów dowodowych (a także przyszłej współpracy) należałoby zrobić to w formie wiadomości e-mail lub na piśmie. W przypadku darczyńcy, można umieścić klauzulę zgody na karcie przekazania daru (z okienkiem do zaznaczenia).

Przykładowy tekst zgody (wraz z klauzulą informacyjną): Read More →

06 cze

Czy wykaz zbiorów w polityce może zastąpić rejestr ABI?

Pytanie od Pani Ewy:

W polityce bezpieczeństwa posiadamy wykaz zbiorów danych osobowych. Czy to jest jednoznaczne z jawnym rejestrem zbiorów danych osobowych? Czy powinien to być nowy rozbudowany odrębny dokument (wg Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 11. 05.2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbioru danych osobowych (Dz. U. poz. 719)) ?

Wykaz zbiorów w polityce bezpieczeństwa zawiera informacje o zawartości zbioru, jego strukturze, polach informacyjnych przetwarzanych w ramach poszczególnych systemów oraz powiązania między nimi. Dodatkowo są wskazane programy służące do przetwarza tych danych. Zakres danych w wykazie zbiorów zawartym w polityce określa Rozporządzenie MSWiA w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych.
Read More →

03 cze

Nowelizacja krajowej ustawy o ochronie danych osobowych

Mamy już obowiązujące ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych, jednak jeszcze przez dwa lata jest czas na dostosowanie się do nowych przepisów, co oznacza że administrator danych może podjąć decyzję, czy stosuje jeszcze przepisy krajowe, czy już unijne. Od 1 czerwca w krajowej ustawie o ochronie danych osobowych pojawi się kilka zmian dotyczących możliwości pociągnięcia Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych do odpowiedzialności.

Tekst z zaznaczonymi zmianami jest dostępny na stronach GIODO.

25 maj

Instrukcja zarządzania: Stosowane metody i środki uwierzytelniania

Pełny tytuł do zastosowania w Instrukcji: Stosowane metody i środki uwierzytelniania oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowanie.

Należy określić:

1. Kto odpowiada za przydzielanie i zmienianie haseł użytkownikom.

Na przykład uprawnienia do systemu są nadawane przez dyrektora bezpośrednio na upoważnieniu, którego kopia jest przekazywana do ASI. Na podstawie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych ASI nadaje uprawnienia (login i pierwsze hasło).

2. Jakie są wymagania dotyczące złożoności hasła.

Co do zasady hasło nie może być krótsze niż osiem znaków, powinno zawierać małe i duże litery oraz cyfry lub znaki specjalne (musi zawierać 3 spośród 4 wymienionych elementów).

3. Jak często należy zmieniać hasło. Read More →

17 maj

Czy dokumentacja bezpieczeństwa informacji stanowi informację publiczną?

Wiele podmiotów publicznych publikuje na swoich stronach internetowych politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym. Często uzasadniają to koniecznością upublicznienia dokumentacji bezpieczeństwa, jako informacji publicznej. Czy rzeczywiście jest to informacja publiczna? I w szczególności czy odmówienie wglądu w dokumentację może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla jednostki publicznej?

Ustawa o dostępie do informacji publicznej określa, że każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu (…)

Read More →

12 maj

Czy trzeba informować osobę, której dane dotyczą o powierzeniu danych?

Jeżeli administrator danych korzysta z usługi realizowanej przez innego administratora (procesora) i realizacja tej usługi wiąże się z uzyskaniem przez ten podmiot dostępu do danych ze zbiorów administratora (np. biura rachunkowego, które poprowadzi także sprawy kadrowe), mówimy o powierzeniu danych osobowych.

Zasady powierzenia reguluje art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, z którego wynika m.in. obowiązek zawarcia umowy powierzenia na piśmie oraz konkretnego określenia zakresu oraz uprawnień procesora. Dodatkowo administratorowi danych przysługuje prawo kontroli sposobu przetwarzania i zabezpieczenia danych przez procesora.

Czy powierzenie danych oznacza konieczność poinformowania osób, do których danych uzyskał dostęp procesor o zaistnieniu tego faktu? Obowiązek informacyjny określają art. 24 i 25 ustawy o ochronie danych osobowych. Zakres danych o jakich należy poinformować obejmuje: Read More →

04 maj

Instrukcja zarządzania systemami informatycznymi: procedury nadawania uprawnień

Procedury nadawania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym bardzo często są mylone z procedurą upoważniania do przetwarzania danych osobowych. Wynika to z faktu mylenia pojęć osoby upoważnionej oraz użytkownika. Na wstępie przypomnę, że użytkownik to osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych, która (dodatkowo) otrzymała uprawnienia do przetwarzania danych w formie elektronicznej w systemie informatycznym. Czyli nie każda osoba upoważniona będzie użytkownikiem, za to każdy użytkownik jest jednocześnie osobą upoważnioną. Read More →

25 kwi

Czy numer PESEL jest konieczny w umowie?

Pytanie od Pana Grzegorza:

Nasza firma podpisuje z klientami umowy na wywóz nieczystości. Niektórzy klienci nie chcą podawać numeru PESEL w umowie, zasłaniając się ochroną danych osobowych oraz brakiem celowości zbierania PESEL-u (tzn. uważają, że zbieramy je na zapas). Rzeczywiście PESEL jest przez nas wykorzystywany dopiero, gdy klient nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań i chcemy odzyskać należności. Czy klient może odmówić wpisania numeru PESEL do umowy?

W celu zawarcia umowy należy na wstępie określić jednoznacznie strony tej umowy. Jest to ważne nie tylko ze względu na dochodzenie późniejszych roszczeń przez strony, ale także aby uniknąć sytuacji, gdy ktoś wykorzysta cudze dane do zawarcia umowy w jego imieniu. Jeżeli nie da się jednoznacznie zidentyfikować stron podpisujących umowę, jest ona nieważna. Numer PESEL pozwala ustalić wszystkie pozostałe dane obywatela (taką informację uzyskuje się na uzasadniony w przepisach prawa wniosek do organu prowadzącego lub mającego dostęp do centralnego rejestru numerów PESEL). Read More →

19 kwi

Różnica w pojęciu osoby upoważnionej, uprawnionej oraz użytkownika

Bardzo często spotykam się w dokumentacjach, które przesyłacie mi do sprawdzenia w pomieszaniu pojęć: użytkownika, osoby upoważnionej oraz osoby uprawnionej.  Nie są to synonimy i nie można używać ich zamiennie. Natomiast każde z nich ma kluczowe znaczenie dla dobrej organizacji polityki bezpieczeństwa informacji.

Osoba upoważniona – to osoba (najczęściej pracownik, ale niekoniecznie), która otrzymała upoważnienie do przetwarzania danych osobowych od administratora danych (ADO). Upoważnienie najczęściej jest wydawane na piśmie, chociaż GIODO dopuszcza także wydawanie upoważnień w formie służbowej wiadomości e-mail, ale jest to raczej rozwiązanie dla małych firm. Poza tym może stwarzać problemy w przyszłości przy kontroli upoważnień. Warto jeszcze przypomnieć, że upoważnienie powinno zawierać także informacje o tym do jakich danych (tzn. zbiorów) oraz w jakim zakresie pracownik otrzyma dostęp. Uważam, że warto od razu dodać informację o systemach informatycznych, do których zostaną nadane uprawnienia oraz loginie, który ma zostać przydzielony. Zmniejszy to liczbę dokumentów, które trzeba będzie wypełniać. Możecie skorzystać z przygotowanego przeze mnie wzoru. Read More →