Sylwia Czub – Strona 22 – Sylwia Czub bloguje o danych osobowych

18 sty

Czy wysyłanie pracowników na szkolenie BHP wymaga zawarcia umowy powierzenia danych?

Dzisiaj omówię pytanie otrzymane przez mój fanpage od jednego z zaprzyjaźnionych ABI: czy wysyłając pracowników na szkolenie bhp prowadzone przez firmę zewnętrzną, przy przekazywaniu danych pracowników niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia należy też sporządzić umowę powierzenia danych? Szkolenia takie są ustawowo obowiązkowe.

Pytanie bardzo mi się spodobało, bo stanowi problem, z którym musi zmierzyć się nie jeden ABI. I jak to w życiu bywa, to co w teorii wydaje się zrozumiałe, w praktyce budzi wątpliwości. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że szkolenia rzeczywiście są obowiązkowe, ale przecież nie musi ich robić zewnętrzna firma, tylko zatrudniony przez administratora danych specjalista ds. BHP.

Jeżeli firma zdecydowała się jednak na zewnętrzny podmiot, który obsługuje ją w tym zakresie, moim zdaniem, należy podpisać umowę powierzenia (to może być część umowy na usługi lub zlecenia, nie ma obowiązku podpisywania oddzielnego dokumentu). Mówiąc krótko – ADO powierza zadanie, które mógłby zrealizować samodzielnie (i z którym wiąże się przetwarzanie danych, dla których jest ADO), innemu podmiotowi.

Czy można umieścić zgodę na przetwarzanie danych w regulaminie

Nie, nie i jeszcze raz nie. Najchętniej właśnie tak zakończyłabym ten wpis, jednakże jest to tak częsta praktyka, że wymaga szerszego omówienia. Zanim wyjaśnię dlaczego zaznaczę, że taka zgoda jest nieważna, więc nie jest to sprytny sposób na ominięcie problemu pozyskania zgody, a zamienienie małego kłopotu na duży. Zwłaszcza, że często pozyskać zgodę wcale nie jest tak trudno, wszystko jest kwestią chęci. Ale o tym za chwilę 🙂

Zgodnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych zgoda to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie. Zgoda nie może wynikać z oświadczenia woli o innej treści – czyli zgoda nie może być zawarta w regulaminie, którego zaakceptowanie wiąże się ze zgodą na warunki świadczenia usługi. Umieszczenie w regulaminie zgody, oznacza że wynika ona z „oświadczenia woli zgody na zasady świadczenia usługi określone w regulaminie”. Zatem taka zgoda jest domniemana i nieważna. A jeżeli została pozyskana właśnie w ten sposób, to został złamany art. 49.1. ustawy o ochronie danych osobowych Kto przetwarza w zbiorze dane osobowe, choć ich przetwarzanie nie jest dopuszczalne albo do których przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Czy administrator danych może upoważnić do przetwarzania danych kogoś kto nie jest jego pracownikiem?

Nadawanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych jest jednym z podstawowych obowiązków administratora danych, wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych.

Informację jak nadawać upoważnienia oraz wzór upoważnienia znajdziesz tutaj

Większość administratorów danych nie ma wątpliwości, że obowiązkiem otrzymania upoważnienia są objęci jego pracownicy i współpracownicy. Nawet jeżeli przetwarzanie danych wynika bezpośrednio z obowiązku narzuconego przez przepisy prawa (opisywałam to na przykładzie upoważniania nauczycieli przez szkołę). Jednakże w podanym przykładzie zabrakło odpowiedzi na pytanie, kto powinien upoważnić osobę, która nie jest pracownikiem szkoły, np. pielęgniarkę szkolną lub pracownika ochrony. Zgodnie z art. 29 RODO do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby działające z polecenia administratra, posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Nawet jeżeli osoba, która otrzyma dostęp do danych nie jest pracownikiem administratora, powinna otrzymać dostęp do danych na podstawie upoważnienia. Read More →

08 gru

Czy instytucje przetwarzające informacje niejawne są „zwolnione z ochrony danych osobowych”?

Spotkałam się z opinią, że podmioty przetwarzające informacje niejawne są zwolnione z obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych. Jest to oczywiście błędne przeświadczenie, ale warto omówić jego genezę i wyjaśnić dlaczego tak nie jest. Zwłaszcza, że wiele takich podmiotów stosuję tę „zasadę zwolnienia” i nie wypełnia obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Miejska legenda wywodzi się z art. 43. 1. ustawy: Z obowiązku rejestracji zbioru danych zwolnieni są administratorzy danych zawierających informacje niejawne. Z treści cytowanego przepisu wyraźnie wynika, że zwolnienie dotyczy tylko zbiorów danych zawierających informacje niejawne, nie dotyczy pozostałych zbiorów danych, nie oznacza także, że taki administrator danych jest zwolniony z pozostałych obowiązków wynikających z ustawy (stworzenia polityki bezpieczeństwa, instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, upoważnienia, zobowiązania do poufności, itd.). Read More →

26 lis

Jak zrobić rejestr zbiorów ABI

Bardzo długo nie poruszałam tego tematu, bo wydawało mi się, że to oczywista oczywistość, jednak liczne wiadomości od Was pełne wątpliwości jak stworzyć i prowadzić rejestr ABI, uświadomiły mi, że taki wpis jest Wam potrzebny. Wobec tego oddaję Wam instrukcję, jak stworzyć i prowadzić rejestr zbiorów danych osobowych ABI.

Po pierwsze rejestr zbiorów ABI to nie jest to samo co wykaz zbiorów danych osobowych, tworzony na potrzeby polityki. Dokładnie tłumaczyłam to tutaj. Wykaz zbiorów obejmuje wszystkie zbiory, a rejestr tylko te, które nie zostały zwolnione z obowiązku wpisania do rejestru. Oznacza to, że w niektórych podmiotach rejestr ABI może być pusty. Po drugie do rejestru ABI wpisuje się tylko zbiory danych zwykłych, zbiory danych wrażliwych w dalszym ciągu należy zgłaszać do GIODO. Zasady prowadzenia rejestru ABI określa ustawa o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbiorów danych. Read More →

13 lis

Szkolenia z kontroli zarządczej

Wychodząc na przeciw coraz większemu zainteresowaniu poszerzenia oferty szkoleniowej, serdecznie zapraszam do zamawiania szytych na miarę warsztatów z przeprowadzania kontroli zarządczej w instytucjach publicznych.

Oferta jest skierowana głównie do małych instytucji kultury (bibliotek, muzeów, domów kultury), oświaty, ale także ośrodków pomocy społecznej. W ramach oferty szkoleniowej można skorzystać z dwóch modułów:

ogólnego, dla jednostek które chcą wdrożyć procedury od zera
praktycznego, dla jednostek które chcą przejść przez proces kontroli w praktyce

Cały program i oferta są dostępne tutaj.

07 lis

Co ABI powinien zrobić w przypadku naruszenia bezpieczeństwa informacji

Nim dłużej pełnię obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji, tym bardziej dostrzegam złożoność procesu nadzorowania zgodności przetwarzania danych z przepisami (a właściwie wszelkich informacji chronionych, bo nigdy nie ograniczam się tylko do danych osobowych) oraz ilość obowiązków, która jest proporcjonalna do zakresu działalności klienta. Nim więcej dzieje się u niego (a w agencjach reklamowych, czy firmach eventowych dzieje się bardzo dużo) tym więcej jest pracy. Czasami mam wrażenie, że nie sposób na bieżąco kontrolować wszystkie zapisy umowne, regulaminy, wydarzenia, systemy informatyczne. W ostatnim czasie rośnie też liczba drobnych incydentów, które wymagają ode mnie, jako ABI, przeprowadzenia sprawdzenia oraz działań naprawczych. Incydenty bezpieczeństwa to codzienność ABI. Większość wynika ze zwykłej niewiedzy, reszta z lenistwa lub zaniedbania. Dobry ABI powinien reagować nawet na drobne naruszenia bezpieczeństwa. Ponieważ drobne zaniedbania generują większe problemy, a z czasem nawarstwiają się i tworzą wielki problem.

Moje wskazówki dla ABI, jak radzić sobie ze stwierdzeniem naruszenia bezpieczeństwa informacji

Każdy incydent wymaga indywidualnego podejścia. Nie ignoruję żadnego zgłoszenia, nawet jeżeli już po pierwszym zdaniu, wiem „że to żaden problem”. Chcę budować więź zaufania pomiędzy ABI, a ludźmi przetwarzającymi dane osobowe, aby wiedzieli, że każdy ich problem traktuję poważnie i jestem od ich rozwiązywania. W efekcie wraz z wydłużającym się stażem pracy, jako ABI otrzymuję coraz więcej zgłoszeń i jestem w stanie wykryć coraz istotniejsze problemy. Read More →

29 paź

Jak określić administratora danych osobowych w bibliotece wojskowej lub urzędzie?

Problem z ustaleniem administratora danych osobowych w bibliotece klubu wojskowego (dalej będę nazywać ją biblioteką wojskową) polega na tym, że ta biblioteka nie jest samodzielną jednostką organizacyjną. Biblioteka wojskowa znajduje się w strukturach organizacyjnych jednostki wojskowej, która nie posiada osobowości prawnej. Natomiast osobowość posiada obsługujący jednostkę wojskową pod względem administracyjnym i gospodarczym oddział, pododdział lub związek organizacyjny (np. Wojskowy Oddział Gospodarczy). Kierownicy bibliotek wojskowych stają przed trudnością w określeniu, czy administratorem jest jednostka, dowódca, czy WOG.

Punktem wyjścia do znalezienia odpowiedzi na pytanie, jest ustawowa definicja administratora danych: jest to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osobę decydującą (samodzielnie) o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Trudność w ustaleniu administratora danych osobowych w instytucjach państwowych polega na tym, że dla danych przetwarzanych w ramach jednego podmiotu (np. urzędu) może być różny administrator danych osobowych. Dla danych pracowniczych będzie nim pracodawca, ale dla danych przetwarzanych w ramach centralnego rejestru PESEL Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Decydującym czynnikiem jest odpowiedź na pytanie kto decyduje o celach i środach przetwarzania danych osobowych. Co ciekawe w przypadku wniosków kierowanych do urzędu o udostępnienie danych z rejestru PESEL powstaje nowy zbiór danych osobowych „decyzji administracyjnych na wniosek o udostępnienie danych z rejestru PESEL”, dla którego administratorem jest podmiot przetwarzający te dane. Read More →

25 paź

Wzór sprawozdania ze sprawdzenia zgodności przetwarzania danych z przepisami

Piszecie do mnie ostatnio z prośbą o wzór sprawozdania ze sprawdzenia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych. Prawda jest taka, że jest on już od bardzo dawna na moim blogu, ale po prostu chyba za bardzo ukryty, bo nie możecie do niego dotrzeć.

Przypomnę tylko krótko, że przeprowadzanie regularnych sprawdzeń ze zgodności przetwarzania danych z przepisami, jest obowiązkiem każdego administratora danych osobowych. Jest to podstawa do kontroli zgodności przetwarzania i stosowania odpowiednich środków. Może to być także forma analizy ryzyka i zagrożeń (a konkretne szacowania ryzyka). Gdy został powołany administrator bezpieczeństwa informacji, to jego obowiązkiem jest przeprowadzanie sprawdzeń. Jeżeli ABI nie ma, to sprawdzenia przeprowadza dyrektor/prezes/wojewoda itd. lub wyznaczona do tego przez niego osoba. Z takiego sprawdzenia przeprowadzonego w jednostce, która nie ma ABI wystarczy przygotować notatkę służbową (nie ma w ogóle obowiązku dokumentowania sprawdzenia, jednakże wydaje się to bardzo zasadne). Read More →

21 paź

Zaproszenie na Fenomenalną konferencję

Kochani serdecznie zapraszam Was na Fenomenalną Konferencję. Będziecie mieli okazję wziąć udział w warsztatach z cenionymi specjalistami, którzy podzielą się nie tylko swoją wiedzą, ale także doświadczeniem. Będą też bardzo interesujące wykłady. Ze mną będziecie mieli okazję spotkać się dwukrotnie: podczas warsztatów poświęconych metodologii tworzenia regulaminów biblioteki, konkursów i wydarzeń oraz podczas wykładu o reformie przepisów o ochronie danych osobowych. Dużo ważnej wiedzy podanej w bardzo przystępny sposób. Nie czekajcie do ostatniej chwili, bo liczba miejsc na moje warsztaty jest ograniczona

http://fundacjafenomen.pl/fenomenalnabiblioteka