01 Sie

Rejestr kategorii przetwarzania zgodny z RODO

Najłatwiej powiedzieć, że rejestr kategorii przetwarzania, to spis umów powierzenia danych osobowych prowadzony przez procesora (podmiot, któremu dane są powierzane). Jest to bardzo pomocne narzędzie, pomagające “zapanować” nad powierzanymi danymi. Nie każdy podmiot przetwarzający ma obowiązek prowadzenia rejestru kategorii przetwarzania, jednak polecamy klientom, aby to robili (tak samo polecamy im opracowanie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania. Są to dwa narzędzia, które pomagają administratorom danych zapewnić skuteczny nadzór nad zgodnością przetwarzania danych z RODO.

Jak wspomniałam, nie każdy podmiot przetwarzający ma obowiązek prowadzenia rejestru kategorii przetwarzania. Dokładanie tak samo, jak przy rejestrze czynności zwolnione są te podmioty, które zatrudniają mniej niż 250 pracowników (chyba że przetwarzanie nie ma charakteru sporadycznego i może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą; lub obejmuje szczególne kategorie danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1; lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa, o czym mowa w art. 10 RODO).

Jednak z doświadczenia wiem, że te wyłączenia nie do końca są trafione. Mam klientów, którzy spełniają warunki zwolnienia z prowadzenia rejestru kategorii przetwarzania, ale liczba umów powierzenia sięga kilkuset i więcej. Wówczas rejestr kategorii przetwarzania pomaga im skutecznie zarządzać powierzonymi danymi. Read More

13 Lis

Tworzenie i prowadzenie rejestru czynności przetwarzania według RODO

Zapewnienie poufności informacji chronionych (nie tylko danych osobowych) wymaga kontroli nad procesami ich przetwarzania, w szczególności komu zostały udostępnione lub powierzone. Jednakże punktem wyjścia jest identyfikacja zasobów chronionych (w szczególności inwentaryzacja zbiorów, o której pisałam tutaj). Jest to proces bardzo trudny dla osoby nie mającej wiedzy w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych i/lub tworzenia systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji. Nadzór nad procesami przetwarzania informacji chronionych wymaga identyfikacji rodzajów zasobów chronionych (zbiory danych, informacje chronione umownie, dane powierzone, informacje poufne wewnątrz organizacji, informacje biznesowe), procesów przetwarzania (gdzie i jak są gromadzone, jak są przesyłane, jakie czynności są na nich wykonywane, czy są udostępniane), osób dokonujących przetwarzania (nadawanie upoważnień i uprawnień do konkretnych zasobów i procesów), miejsc przetwarzania (pomieszczeń lub części pomieszczeń). W tym momencie wiele osób uświadamia sobie, jak wiele pracy ma do wykonania ABI/IOD i jak specjalistyczną wiedzę musi posiadać. Osoby, które tworzyły polityki bezpieczeństwa oraz instrukcje zarządzania systemami informatycznymi, zidentyfikowały opisane przeze mnie czynności i są w stanie wykazać, że wiedzą, w jaki sposób te procesy funkcjonują w organizacji. To naprawdę ma sens. Wykazy zbiorów w polityce, przepływy danych, służą kontroli nad procesami przetwarzania. Nie jest to sztuka dla sztuki.

Czy będzie rejestr GIODO?

Dotychczas istniał dodatkowy obowiązek polegający na informowaniu organu nadzorującego (GIODO) o procesach przetwarzania, które mają miejsce w organizacji. Wyjątek stanowiły procesy zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 i 1a. GIODO na podstawie otrzymanych zgłoszeń prowadził jawny rejestr przetwarzania danych osobowych. Liczba zgłoszeń przerosła najśmielsze oczekiwania, a po wielu latach dokonywania zgłoszeń, można dojść do wniosku, że właściwie nie wiadomo czemu służy rejestr zbiorów. Read More