04 cze

Wytyczne dla przedsiębiorców i podmiotów publicznych w związku z odmrażaniem gospodarki a przepisy RODO

W ostatnim czasie wrócił ze zdwojoną siłą temat postępowania przez przedsiębiorców i podmioty publiczne w związku z powrotem do pracy stacjonarnej. Ponieważ będę go omawiać w kontekście przepisów RODO, ogólnie będę określać te podmioty, jako administratorów 🙂 Poniżej przedstawiam moją subiektywną interpretację, a także rozwiązania, które moim zdaniem są najlepsze.

Zacznę może od tego, że w ostatnim czasie bardzo dużo różnych podmiotów publikuje zalecenia dotyczące określonych zasad postępowania. Łatwo jest pogubić się w nich wszystkich, tym bardziej, że czasami są one ze sobą sprzeczne lub stoją w oczywistej opozcyji z przepisami RODO. Punktem wyjścia powinna być dla Was tzw. specustawa o COVID-19 (czyli ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych). Przepis ten ma bezpośredni wpływ na sposób przetwarzania danych przez administratorów, jeżeli zajdą określone w nim warunki. Po pierwsze art. 11 specustawy daje wojewodom, ministrowi zdrowia oraz premierowi uprawnienie do wydawania administratorom wiążących poleceń, także w zakresie sposobów przetwrzania danych. Takie polecenie jest wydawane w postaci decyzji opublikowaniej w BIP organu lub dostarczane indywidualnie administratorowi (w zależności od tego, czy dotyczy ogółu, czy konkretnego podmiotu). Administrator, który otrzyma takie polecenie, jest zobligowany je zastosować. I tu tadam! Czy zastanawialiście się dlaczego w szpitalach wprowadzono bezwzględny nakaza mierzenia wszystkim temperatury? Wcale nie był to wynik analizy ryzyka, ale właśnie działanie na polecenie wojewody. Jakiś czas temu poszczególni wojewodowie wydali decyzje w tym zakresie obowiązujące podmioty lecznice. I wówczas, podmioty te były zobligowane do wprowadzenia mierzenia temperatury ciała (spełniony jest warunek z art. 9 ust.  2 lit. i RODO).

Na tej samej zasadzie, zgodnie z art. 17 specustawy o COVID-19 polecenia administratorom może wydawać GIS oraz wojewódzki inspektor sanitarny mogą wydawać decyzje wiążące administratorów. Dodatkowo zgodnie z zalecenia opublikowane przez GIS także administrator może przywołać, jako podstawę do podjęcia pewnych działań. Read More →

14 maj

Czy z osobą samozatrudnioną należy podpisać umowę powierzenia?

Upoważnienie, czy powierzenie danych? Ten temat od pewnego czasu przewija się w moich rozmowach z klientami. Biorąc pod uwagę aktualny rynek pracy oraz to, że w wielu firmach dostęp do danych mają osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, a zatem nie będące pracownikami, należy w firmie przyjąć jednolitą procedurę postępowania. Osobiście jestem zwolenniczką umowy powierzenia i co do zasady takie rozwiązanie stosuję w relacjach biznesowych z moimi klientami, jednakże dla wielu administratorów to rozwiązanie jest dość problematyczne. Tym bardziej, że osoby samozatrudnione bardzo niechętnie podchodzą do kwestii zawarcia powierzenia, czasami stwierdzając wprost, że nie zgadzają się na takie rozwiązanie.

I naprawdę w wielu przypadkach jest to uzasadnione.

Read More →

04 maj

Gościnnie: Niech administratorem w gminie będzie gmina

Kto jest administratorem danych w gminie? Pytanie to zadaje sobie pewnie większość inspektorów ochrony danych. Moim zdaniem za ADO w gminie powinna być uznawana właśnie ta gmina. Dlaczego? Administrator danych jest adresatem szeregu obowiązków wynikających z RODO i odpowiada między innymi za:

  • przetwarzanie danych zgodnie z zasadami – art. 5,
  • realizację żądań osób, których dane dotyczą – art. 15-22,
  • zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania danych – art. 32,
  • współpracę z organem nadzorczym – art. 31,
  • zgłaszanie naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu – art.35,
  • zawiadamianie osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych – art. 34,
  • wyznaczenie inspektora ochrony danych.

W art. 9 ustawy o ochronie danych osobowych [ustawa ODO], jako podmioty publiczne zobowiązane do zgłoszenia inspektora ochrony danych zostały wskazane jednostki sektora finansów publicznych, do których zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 9) zalicza się jednostki samorządu terytorialnego, jak gminy, powiaty, województwa. W tak ujętym określeniu podmiotu publicznego za administratora w jednostkach samorządu terytorialnego jak najbardziej można byłoby przyjąć gminę, w której organem wykonawczym, działającym w jej imieniu jest wójt. Read More →

29 kwi

Ci od RODO: Niech ADO w gminie będzie gmina

Problematyka określenia administratora danych w jednostkach samorządu terytorialnego to jeden wielki problem. A nim dalej w las, tym gorzej. Do rozmowy natchnął nas postulat o to, aby ADO w gminie była gmina, który biorąc pod uwagę aktualne problemy związane z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo danych mógłby być genialnie prostym rozwiązaniem.

Read More →

06 kwi

Podpisywanie dokumentów w „czasach zarazy”

Jak zauważyliście na moim blogu koronawirusowa posucha. To chyba kwestia przesycenia tematem. Nie chciałam znowu pisać Wam o pracy zdalnej, bo wszyscy o tym piszą. Może jeszcze popełnię wpis o pracy z dokumentami papierowymi, bo ten temat mało kto porusza, a jest dość problematyczny. Jednakże dzisiaj przychodzę do Was z odkryciem, które bardzo pomaga mi w czasach odcięcia od świata. Okazuje się, że praca zdalna jest fajna, ale gdy wszyscy to robimy, procesy które kiedyś były proste i oczywiste, stają się problematyczne. Na przykład wiele osób nie ma w domu możliwości wydrukowania dokumentów. Z brakiem skanera można sobie jeszcze jakoś poradzić, bo cykniemy zdjęcie komórką, ale brak możliwości podpisania dokumentów, które muszą zostać wysłane do kontrahenta, bywa dość problematyczny.

Drugą kwestią jest to, że czasy się zmieniły, ale wymagania i standardy klientów niekonicznie. Wielu nadal chce otrzymać pocztą podpisaną umowę lub zamówienie. Jeżeli pracujesz z domu i nie są to umowy związane z Twoją działalnością, tylko firmy dla której pracujesz, to frustrujące może być ponoszenie kosztów i strata czasu na czynności, które normalnie wykonywał sekretariat.

Jeden z moich klientów postanowił zabrać z biura urządzenia drukujące i rozwieźć je do pracowników, którzy muszą pracować z dokumentami w domu (np. kadry, księgowość), a także możliwość zamówienia na koszt pracodawcy kuriera, który z domu pracownika zabierze dokumenty do rozesłania.

Kochani, uważam że skoro przeszliśmy na pracę zdalną, warto pójść krok dalej i ograniczyć liczbę wydruków a także przesyłek. Jak wiecie czasy są trudne, a każde cięcie kosztów w cenie. Rozwiązaniem, które bardzo mi pomogło jest podpis zaufany. Nie sądziłam, że doczekam się rozwiązania, które w odróżnieniu od tarczy kryzysowej, która moim zdaniem jest zupełną pomyłką, naprawdę będzie w stanie mi pomóc i w dodatku dał mi je rząd. Jak już pisałam kiedyś, nie mam 100% zaufania do ePUAP, bo zdarzały się różne wpadki z tą usługą. Jednak nie da się ukryć, że działa coraz lepiej i coraz więcej spraw w ten sposób załatwiam. Read More →

20 mar

Czy w związku z pracą zdalną można zabierać dokumenty do domu?

Od tygodnia żyjemy w nowej rzeczywistości, wymagającej od nas dostosowania się do nowych warunków pracy. W wielu firmach z branży usług elektronicznych, zmiany są niewielkie, jednaże takich firm jest obecnie mniejszość na naszym rynku. Wystarczy zauwżyć, że dotychczas większość urzędów i innych podmiotów publicznych pracowała w trybie stacjonarnym, w dodatku głównie z wykorzystaniem dokumentów, tzn. systemy miały charakter wspierający. Podobnie funkcjonowała praca w wielu prywatnych firmach. Stają one przed wyzwaniami zapewnienia pracownikom możliwości samoizolacji, w szczególności poprzez pracę zdalną.

Ponieważ na temat zabezpieczenia komputerów i systemów, a także samego trybu pracy, pojawiło się już wiele opracowań (głos zabrał nawet Prezes UODO), ja skupię się na często pomijanym aspekcie, czyli pracy z dokumentami w formie papierowej. Dylematy przed jakimi stają pracodawcy, to czy pozwalać na zabieranie tych dokumentów do domu, a jeżeli tak, to na jakich zasadach. Read More →

02 mar

Ci od RODO: Kulisy tworzenia Kodeksu RODO dla bibliotek

Wraz z Łukaszem podjęliśmy się w zeszłym roku zadania stworzenia Kodeksu RODO dla bibliotek. W tym podcaście opowiadamy o tym, jak wyglądała współpraca z SBP, konsultacje społeczne, pozyskiwanie autorów i prace redakcyjne nad kodeksem. Wyjaśniamy czemu trwało to tak długo, na jakie natrafiliśmy problemy, a także czym nasz kodeks różni się od innych, których jest w tym momencie prawie 30.

Treść Kodeksu RODO dla bibliotek.

Zestawienie Kodeksów RODO przygotowane przez p. Adama Klimowskiego.

Read More →