O upoważnianiu słów kilka
Uważam, że upoważnianie ma fundamentalne znaczenie dla zapewniania zgodności przetwarzania z RODO. Jednakże większość przeprowadzanych przeze mnie audytów oraz moje doświadczenia we współpracy z różnymi administratorami, prowadzą do wniosku, że nie przykłada się zbyt dużej wagi do upoważnień. Bardzo często są one nadawane hurtem, tzn. wszystkim do wszystkiego, nie są odwoływane, nie są aktualizowane. Jest to błąd, bo w przypadku naruszenia przez pracownika wewnętrznych procedur, w szczególności kradzież lub udostępnienie danych, nienadane, niewłaściwie nadane lub nieodwołane upoważnienie może utrudnić lub uniemożliwić, że pracownik działał niezgodnie z wolą administratora.
Upoważnienie do wszystkiego lub w zbyt szerokim zakresie
Tak jest najłatwiej, szczególnie gdy firma jest mała, praktyką jest nadawanie upoważnienień do „przetwarzania danych osobowych”. Czasami określa się, że zakres upoważnienia jest „bez ograniczeń”. Bywa że upoważnienie jest trochę bardziej szczegółowe i zapisano w nim, że jest to przetwarzanie danych związanych z zatrudnieniem. W takim wypadku osoba upoważniona może uzurpować, że jest uprawniona także do dostępu do danych płacowych, czy bazy marketingowej, pomimo że jej obowiązki nie są z tym związane. Nie ograniczając uprawnień osoby upoważnionej administrator podcina gałąź, na której siedzi, dając wyraźny sygnał „ufam Ci, w mojej firmie możesz robić wszystko”. Czy pracownicy faktycznie tak do tego podchodzą? Zdecydowanie tak, szczególnie jeżeli otrzymają dostęp do danych związanych z zatrudnieniem lub klientami firmy. Na przykład osoby biorące udział w procesach rekrutacji (np. pracownicy HR, czy kierownicy działów) otrzymując upoważnienie do „przetwarzania danych związanych z zatrudnieniem”, dość często powołując się na to upoważnienie żądają od kadr informacji o umowach innych pracowników, w szczególności na podobnych stanowiskach. Czasami chcą też dostęp do historii umów zawartych z klientami, których znają (czytaj znajomych, których lubią lub nie), by zaspokoić swoją ciekawość. Ich żądania i oczekiwania są spowodowane tym, że otrzymali upoważnienie w zbyt szerokim zakresie. Read More
