31 Lip

Udostępnianie kopii akt osobowych na wniosek pracownika w kontekście RODO

Możliwość żądania kopii danych osobowych przez osobę, której dane dotyczą, na mocy art. 15 ust. 3 RODO jest jednym najbardziej uciążliwych obowiązków dla administratorów. Szczególnie jeżeli żądania są nadmiarowe lub wiążą się z poniesieniem dużych kosztów.

Pisałam już o tym, że Prezes UODO odniósł się do zagadnienia realizowania obowiązku wynikającego z art. 15 ust. 3 RODO w swoich decyzjach administracyjnych, podkreślając, że należy rozróżnić pojęcie „kopii danych” od „kopii dokumentu” (decyzje nr ZSPR.440.913.2018). Przepisy RODO dają osobie, której dane dotyczą prawo do uzyskania wyczerpujących informacji o zakresie i sposobach przetwarzania jej danych, w szczególności poprzez umożliwienie uzyskania kopii danych. Nie wskazują jednak w jaki sposób administrator ma realizować ten obowiązek, dając mu możliwość podjęcia decyzji o tym, czy udostępni tylko informację przetworzoną z zakresem przetwarzanych danych, czy całe kopie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

W decyzji nr ZSPR.440.913.2018 Prezes UODO odniósł się do sposobu realizacji żądania o udostępnienie kopii dokumentacji pracowniczej, wniesionego przez byłego pracownika. Pracodawca zamiast kopii akt osobowych udostępnił informację o zakresie przetwarzanych danych, co zostało uznane przez organ za poprawne i zgodne z wymaganiami przepisów RODO postępowanie. Należy jednak podkreślić, że wydana decyzja odnosiła się do stanu prawnego z 2018 roku, więc nie mogła uwzględniać nowelizacji przepisów prawa pracy. Gdyby takie żądanie wpłynęło w dniu dzisiejszym do administratora, musiałby je rozważyć nie tylko w kontekście art. 15 ust. 3 RODO, ale także art. 94^12 kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek udostępnienia kopii dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub innej uprawnionej osoby. Co więcej, przepisy rozporządzenia MRPiPS z dn. 10-12-2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej regulują sposób realizacji tego żądania. W takim wypadku udostępnienie, samego zakresu przetwarzanych danych, tak jak zrobił to pracodawca, o którym mowa we wspomnianej decyzji może stanowić naruszenie przepisów prawa pracy i skutkować dla pracodawcy nieprzyjemnymi konsekwencjami. Read More

11 Kwi

Decyzja UODO: żądanie otrzymania kopii danych osobowych nie oznacza konieczności wydania kopii dokumentów

Bardzo wielu administratorów, szczególnie z sektora publicznego, skarży się na nadmierne koszty związane z żądaniami osób, które dane dotyczą w zakresie wydania im kopii wszystkich ich danych osobowych, w szczególności:

  • kopii akt osobowych;
  • kopii wszystkich operacji na danych w systemie kadrowo-płacowym;
  • kopii korespondencji mailowej;
  • kopii wszystkich notatek służbowych, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich dokumentów, w których pojawiają się dane tej osoby;
  • kopii wszystkich nagrań, na których pojawia się ta osoba.

W praktyce, nawet bardzo dobrze zorganizowany administrator, stanie przed ogromnym problemem, aby odnaleźć wszystkie dokumenty zawierające dane osobowe wnioskującego, szczególnie gdy trzeba przejrzeć nie tylko systemy informatyczne, umożliwiające wyszukiwanie, ale także segregatory zawierające dane osobowe. Koszty takiego działania mogą być ogromne, a nadmierne żądania są w stanie „wykończyć” administratora. Wyobraźmy sobie sytuację, gdy niezadowoleni pracownicy, zamiast żądać podwyżek, stosują strajk polegający na zarzuceniu pracodawcy (administratora danych) takimi żądaniami. Prezes UODO jeszcze do niedawna stał na stanowisku, że każde żądanie z art. 15 RODO trzeba spełnić z dochowaniem najwyższej staranności. Należy podkreślić, że artykuł 12 RODO daje administratorowi możliwość odmówienia wykonania żądania, jeżeli jest ono nadmierne lub pobrania opłaty, jeżeli wiąże się z nadmiernymi kosztami, jednakże szkopuł tkwi w szczegółach, czyli tym kiedy można powołać się na „nadmierność żądania”. Read More