Organizowanie konkursów – kompleksowe omówienie, nie tylko w kontekście RODO

Konkursy to jedna z najpopularniejszych metod na promocję podmiotu lub marki. Konkursy często robione są „na szybko”, co może pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla organizatora, jeżeli nie zabezpieczył właściwie swojego interesu. Omówię organizowanie w kontekście szerszym niż ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), mając nadzieję, że będzie to dla Was bardziej wartościowe i łatwiejsze do wykorzystania, gdyż kompleksowe.

Konkurs czy loteria?

Mówiłam o pułapkach, pierwszą z nich jest organizowanie konkursu, który w praktyce okazuje się loterią. Bardzo ciekawy artykuł na ten temat, szeroko omawiający zagadnienie, jest tutaj. Ja natomiast powiem krótko: Konkurs wyróżnia to, że jego uczestnicy muszą wykazać się obiektywnie ocenionymi umiejętnościami, które można uznać za najlepsze (a tym samym nagrodzić w konkursie). Konkurs, w którym wszyscy wygrywają albo losuje się nagrody z dostępnej puli, nie jest konkursem tylko loterią. Loteria nie jest niczym złym, jednakże wymaga dopełnienia większej liczby formalności (zgłoszenie organom celnym), których niedopełnienie może pociągać nieprzyjemne konsekwencje, w szczególności kary finansowe.

Czy robić regulamin?

Zauważyłam, że wielu moich klientów boi się tworzenia regulaminów (zazwyczaj uważają, że to coś trudnego i skomplikowanego). Spotkałam się też (z zaskakującymi) opiniami, że regulamin odstrasza uczestników/spowalnia/utrudnia przeprowadzenie konkursu. Z mojego punktu widzenia regulamin jest niezbędny, jeżeli chcemy zabezpieczyć swój (czyli organizatora) interes prawny. Powiem więcej, w przypadku przeprowadzania konkursów drogą elektroniczną (czyli gdy zgłoszenia będą dokonywane poprzez elektroniczne środki komunikacji), obowiązek stworzenia regulaminu wynika z art. 8 ust. 1 pkt 1-2 ustawy z dn. 18.07.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną: Usługodawca określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną (oraz ) nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług. Mówiąc krótko, czasami przed koniecznością stworzenia regulaminu, po prostu nie da się uciec.

Z mojego punktu widzenia, nawet gdy nie ma obowiązku stworzenia regulaminu, warto to zrobić, aby skutecznie zabezpieczyć interes prawny organizatora, w szczególności poprzez dokładne opisanie zasad wyłaniania zwycięzców (czyli unikamy posądzenia o robienie loterii), dostarczania nagród (szczególnie tego, co zrobić, gdy ktoś nie odbierze nagród lub nie dopełni obowiązków w zakresie podania danych) oraz zasad reklamowania konkursów (aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, gdy ktoś nie zgadza się z wynikami). Dodatkowo, warto dokonać zastrzeżeń w zakresie praw autorskich. Polecam Waszej uwadze bardzo dobrze napisane regulaminy konkursów fotograficznych National Geographic.

Jak zbierać zgłoszenia konkursowe – konkursy dla dzieci, konkursy na Facebooku

Powiem coś co wydaje się oczywiste, ale w praktyce organizatorzy konkursu, zupełnie o tym zapominają. Nie można zostać uczestnikiem, a następnie zwycięzcą konkursu bez swojej wiedzy i zgody. Oczywiste? Otóż w praktyce okazuje się, że wręcza się nagrody „najlepszemu z… (tutaj wstawić dowolne: klientów, czytelników, itp.). Uczestnik konkursu musi wiedzieć, że bierze w nim udział oraz wyrazić zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w tym celu. W związku z tym organizator konkursu powinien zbierać zgłoszenia konkursowe. Forma zgłoszenia może być dowolna, o ile organizator jest w stanie udowodnić, że rzeczywiście uczestnik dokonał świadomego zgłoszenia. Zgłoszenie powinno zawierać:

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu udziału w konkursie, promocji organizatora poprzez opublikowanie danych zwycięzców na stronie internetowej organizatora, upublicznianie wizerunku zwycięzcy na stronie internetowej organizatora. O zgodzie pisałam tutaj.
Oświadczenie o zapoznaniu się i zaakceptowaniu regulaminu konkursu.
Obowiązek informacyjny wobec uczestnika konkursu. Ze względu na fakt, że nowe obowiązki informacyjne wynikające z RODO są bardzo obszerne można większość informacji zawrzeć w regulaminie konkursu (sama zgoda nie może być w regulaminie!). O obowiązkach informacyjnych pisałam tutaj.

Zgłoszenie powinno zawierać niezbędne minimum danych osobowych. Pozostałe dane należy zebrać bezpośrednio od zwycięzców (np. adres do wysyłki, PESEL, jeżeli nagroda wymaga rozliczenia podatków).

Gdy organizujemy konkurs dla dzieci, to mogą one samodzielnie zgłosić się do konkursu, jeżeli ukończyły 13 rok życia (pisałam o tym tutaj). W przeciwnym wypadku zgłoszenia może dokonać tylko i wyłącznie rodzic lub opiekun prawna. Szkoła lub nauczyciel nie może podjąć takiej decyzji w imieniu rodziców lub opiekunów.

A jak zrobić konkurs poprzez Facebook? Najlepiej skorzystać z dedykowanej aplikacji, która zapewni odnotowywanie zgód na przetwarzanie danych oraz akceptowanie regulaminu konkursu. Jest to najbezpieczniejsze i najlepsze rozwiązanie. Nie będę opisywać rozwiązań pośrednich, ponieważ nie gwarantują one zabezpieczenia interesu prawnego organizatora.

Wręczenie nagród (uwaga na podatki!)

W przypadku wartościowych nagród, może okazać się konieczne rozliczenie podatku. Dlatego zorganizowanie konkursu należy konsultować ze swoim działem księgowości. Wręczenie nagród powinno zostać pokwitowane lub udokumentowane (np. fotograficznie). Jest to istotne ze względu na ewentualne reklamacje.

Jak długo trzymać zgłoszenia konkursowe?

To jest jedno z pytań, które pada na każdym moim szkoleniu. Zgłoszenia zwycięzców należy trzymać tak długo jak jest to konieczne ze względów podatkowych. Dochodzi jeszcze kwestia wykorzystania wizerunków na stronie internetowej/kronice/dokumentacji – karty zgłoszeniowe zawierające zgody na wykorzystanie danych i wizerunku należy przechowywać do momentu usunięcia tych danych (może się okazać, że będzie to trwało wiele lat).

Autorką tekstu jest Sylwia Czub-Kiełczewska, specjalista ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowany audytor wewnętrzny ISO 27001

Spodobał Ci się ten wpis?