Karta zapisu/zobowiązania czytelnika jest rzeczą tak powszechną w codziennej pracy bibliotekarza, że nie poświęcamy jej szczególnej uwagi.
Każdy bibliotekarz wie, że należy zabezpieczyć karty zobowiązań przed osobami nieuprawnionymi, gdyż zawierają dane osobowe czytelników. Zgodnie z ustawą wystarczy, że karty nie będą przechowywane w widocznym i ogólnodostępnym miejscu, a na przykład w szafie zamykanej na klucz. Oczywiście w ciągu dnia pracy szafa nie musi być zamknięta – obecność bibliotekarza jest w gwarancją bezpieczeństwa. Wystarczy, żeby były przechowywane w sposób uniemożliwiający odczytanie znajdujących się na niej danych osobowych.
Podczas szkoleń, które prowadzę, często zadaję pytanie, w jakim celu przedkłada się czytelnikowi kartę zapisu do podpisu i co jest jej najistotniejszym elementem. Prawie zawsze spotykam się z mylnym stwierdzeniem, że istotne jest wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez czytelnika.
Na większości kart zamawianych w drukarniach znajduje się zapis (nie będę omawiać jego poprawności merytorycznej):
W związku z ustawą z dn. 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych, (Dz. Ust. nr 133, poz 883) wyrażam zgodę na wykorzystywanie moich danych osobowych w celach statystycznych oraz w sprawach związanych ze zwrotem wypożyczonych książek. Pouczona(y) zostałam(em) o prawie wglądu do tych danych oraz ich zmiany.
Czy jest on konieczny? Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 2 UODO przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. W przypadku bibliotek podstawą do przetwarzania danych osobowych jest konieczność zrealizowania obowiązków wynikających z ustawy o bibliotekach. Jest to szczególny przepis prawa, z którego wynika, że czytelnik musi podać swoje dane osobowe, jeżeli chce skorzystać z usług biblioteki.
Warto też podkreślić, że zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest ostatnią z przesłanek do przetwarzania danych osobowych, po którą powinniśmy sięgnąć dopiero wówczas, gdy wyczerpaliśmy już inne możliwości wynikające z art. 23.ust. 1 UODO. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w każdej chwili, co mogłoby być kłopotliwe w momencie, gdy czytelnik cofający zgodę nie rozliczył się z biblioteką z wypożyczonych materiałów bibliotecznych.
Do czego zatem służy karta zobowiązania czytelnika? Oczywiście do pisemnego zaakceptowania regulaminu biblioteki. To jest najważniejsza rzecz, którą powinien zrobić nowy czytelnik. Jak już wcześniej wyjaśniłam, uzyskanie od niego zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z zapisaniem go do biblioteki jest zbędne, a w niektórych sytuacjach wręcz kłopotliwe. Karta zobowiązania czytelnika nie powinna powyżej cytowanego tekstu zgody zawierać w ogóle.
