Pytanie: Kiedy muszę aktualizować zbiór w GIODO?

Pytanie od Pani Agnieszki:

Kiedy muszę aktualizować zbiór zarejestrowany w GIODO? Czy jest jakiś okres czasu, po którym należy zrobić aktualizację? 

Jeżeli zmieniły się dane administratora danych (np. adres, nazwa) lub inne informacje związane ze zbiorem (zakres zbieranych danych, podmiot, któremu powierzono dane) stosuje się art. 41. ust 2. UODO:

Administrator danych jest obowiązany zgłaszać Generalnemu Inspektorowi każdą zmianę informacji, o której mowa w ust. 1, w terminie 30 dni od dnia dokonania zmiany w zbiorze danych.

Nie ma obowiązku okresowego robienia akutalizacji zbiorów w GIODO – zgłasza się je tylko wtedy, gdy zaszła zmiana. Warto podkreślić, że obowiązek aktualizacji nie wygasa w związku z wprowadzeniem przez ustawodawcę art. 43 ust. 1 pkt 12, tzn. zwolnienia z obowiązku rejestracji zbiorów prowadzonych tylko i wyłącznie w postaci papierowej (z wyłączeniem zbiorów zawierających dane wrażliwe). Oznacza to, że jeżeli zgłosiliśmy do GIODO zbiór danych, który zgodnie z nowymi przepisami nie podlega już rejestracji, mamy w dalszym ciągu obowiązek jego aktualizacji, gdy zajdzie zmiana.

Nie jest to też podstawa do wykreślenia zbioru z rejestru, gdyż wykreślnie może nastąpić tylko w przypadku zaprzestania przetwarzania danych w zbiorze lub gdy dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.