Jak określić administratora danych osobowych w bibliotece wojskowej lub urzędzie?

Problem z ustaleniem administratora danych osobowych w bibliotece klubu wojskowego (dalej będę nazywać ją biblioteką wojskową) polega na tym, że ta biblioteka nie jest samodzielną jednostką organizacyjną. Biblioteka wojskowa znajduje się w strukturach organizacyjnych jednostki wojskowej, która nie posiada osobowości prawnej. Natomiast osobowość posiada obsługujący jednostkę wojskową pod względem administracyjnym i gospodarczym oddział, pododdział lub związek organizacyjny (np. Wojskowy Oddział Gospodarczy). Kierownicy bibliotek wojskowych stają przed trudnością w określeniu, czy administratorem jest jednostka, dowódca, czy WOG.

Punktem wyjścia do znalezienia odpowiedzi na pytanie, jest ustawowa definicja administratora danych: jest to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osobę decydującą (samodzielnie) o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Trudność w ustaleniu administratora danych osobowych w instytucjach państwowych polega na tym, że dla danych przetwarzanych w ramach jednego podmiotu (np. urzędu) może być różny administrator danych osobowych. Dla danych pracowniczych będzie nim pracodawca, ale dla danych przetwarzanych w ramach centralnego rejestru PESEL Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. Decydującym czynnikiem jest odpowiedź na pytanie kto decyduje o celach i środach przetwarzania danych osobowych. Co ciekawe w przypadku wniosków kierowanych do urzędu o udostępnienie danych z rejestru PESEL powstaje nowy zbiór danych osobowych „decyzji administracyjnych na wniosek o udostępnienie danych z rejestru PESEL”, dla którego administratorem jest podmiot przetwarzający te dane.

O celach i środkach przetwarzania danych osobowych czytelników biblioteki wojskowej decyduje nie oddział, pododdział, czy związek organizacyjny, a sama jednostka i jej dowódca.

Spotkałam się z opinią, że skoro we wniosku o zarejestrowanie zbioru w rejestrze GIODO jest REGON, to administratorem danych musi być podmiot prowadzący działalność gospodarczą. Rozwiewam wątpliwości – REGON jest nieobowiązkowy, a administratorem może być nawet osoba fizyczna. Nie ma znaczenia, czy przetwarza dane w związku z prowadzoną działalnością zarobkową, czy nie. Nie musi posiadać REGON-u.

Wobec tego pozostaje pytanie, czy administratorem danych jest jednostka wojskowa (analogicznie urząd, starostwo), czy jej dowódca (wójt, burmistrz, starosta). Problem wynika z faktu, że w definicji administratora danych pojawiły się określenia jednostka, podmiot, organ. W przypadku urzędu czy jednostki wojskowej mam do czynienia z problemem ustalenia, czy administratorem danych jest urząd, czy jego organ. Szukając wskazówek na stronach Generalnego Inspektora można dojść do wniosku, że pod tym względem udziela on niejednoznacznych informacji. Zarówno w zakładce „pytania i odpowiedzi” na stronie głównej, jak i w prowadzonym rejestrze. Dla przykładu:

W rejestrze GIODO są zarejestrowane zbiory, dla których administratorem danych jest zarówno podmiot, jak i organ. Chociażby poz. 9 i 10 z przykładu powyżej. Raz jako ADO podano Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, a raz Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Spotkałam się też z praktyką, gdy podaje się np. Wojewoda – Urząd Wojewódzki w …. Warto podkreślić, że w obu przypadkach dane administratora danych są danymi podmiotu publicznego (a nie danymi osobowymi organu). Jak ja podeszłabym do tego problemu? Punktem wyjścia jest dla mnie cały czas odpowiedź na pytanie „kto decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych”. Gdy spojrzymy na umowy zawierane pomiędzy resortem a drugą stroną, jako stronę umowy wskazuje się „Ministra”, a nie „Ministerstwo”, ale w przypadku umowy zawieranej pomiędzy podmiotem wojskowym, a drugą stroną, jako stronę umowy wskazuje się „Jednostkę Wojskową”, a nie „Dowódcę”. To Minister jest organem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych w resorcie. To Jednostka Wojskowa jest podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych czytelników biblioteki wojskowej.

Spodobał Ci się ten wpis?