Dane o stanie zdrowia czytelników
Niektóre biblioteki zbierają informacje o niepełnosprawności czytelników w związku z wypożyczaniem im zbiorów specjalnych (np. książek czytanych). Czasami czynność ogranicza się tylko do przyjęcia oświadczenia o niepełnosprawności, czasami bibliotekarz prosi o okazania zaświadczenia. Najczęściej wynika to ze zobowiązania biblioteki określonego w ramach umowy z dostawcą książek. Biblioteka raz do roku przesyła też do dostawy informacje statystyczne o wypożyczeniach.
Nie ulega wątpliwości, że bibliotekarz uzyskuje w ten sposób informacje o danych wrażliwych (stan zdrowia czytelnika) i nawet jeżeli te dane nie są gromadzone wprost w systemie, to podpisana z dostawcą książek umowa, wskazuje, że biblioteka wchodzi w posiadanie takich danych. Tym bardziej, jeżeli przygotowuje statystyki osób, które wypożyczają książki czytane, które aby móc je wypożyczyć, muszą wykazać swoją niepełnosprawność, mówimy o przetwarzaniu danych wrażliwych o stanie zdrowia.
Powstaje pytanie o celowość, adekwatność i legalność takiej czynności – czyli spełnienie trzech podstawowych warunków legalności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli dostawca książek bez spełnienia warunku zbierania informacji o niepełnosprawności odmówiłby ich przekazania, to mamy spełniony warunek celowości – jest to konieczne do realizacji świadczenia na rzecz czytelnika. Adekwatność polega na ograniczeniu się tylko i wyłączenie do otrzymania niezbędnych informacji od czytelnika (czyli dane potrzebne do rejestracji oraz o niepełnosprawności). Pozostaje rozważenie legalności przetwarzania danych.
Czy umowa pomiędzy biblioteką a dostawcą książek może być podstawą do przetwarzania danych wrażliwych? NIE. Art. 27 UODO określa zasady legalności przetwarzania danych wrażliwych. Wśród warunków dopuszczalności nie ma umowy.
Czy ustawa o bibliotekach, będąca podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych czytelników, stanowi także podstawę do przetwarzania danych o ich stanie zdrowia? NIE. Ustawa o bibliotekach określa, że korzystanie z bibliotek jest powszechne – czyli powinny móc skorzystać z nich także osoby niepełnosprawne. Jednakże nie znajdziemy w ustawie i aktach z nią powiązanych wskazania, że konieczne jest pobieranie informacji o stanie zdrowia. Biblioteka prosi o tę informację ze względu na zobowiązanie umowne.
Wobec tego jaka jest przesłanka legalności przetwarzania tych danych? Moim zdaniem, zgodnie z art. 27. ust. 2.1. UODO zgoda na piśmie osoby, której dane dotyczą. Oznacza to, że biblioteka, aby legalnie prowadzić działanie związane z wypożyczaniem książek czytanych oraz wywiązywać się ze zobowiązań umownych, powinna pozyskiwać od czytelników zgodę na piśmie na przetwarzanie ich danych o stanie zdrowia w celu realizacji usługi wypożyczania książek czytanych.
Dodam jeszcze, że zbieranie informacji o niepełnosprawności czytelników zobowiązuje administratora danych od zgłoszenia zbioru danych wrażliwych do rejestru GIODO. Moim zdaniem nie jest to zbiór tożsamy ze zbiorem czytelników, ponieważ w przypadku czytelników podstawą do przetwarzania ich danych jest tylko ustawa o bibliotekach. Poza tym nie każdy czytelnik jest niepełnosprawny i nie od każdego biblioteka będzie wymagać informację o niepełnosprawności. Czyli czytelnicy niepełnosprawni to grupa „specjalna”. Wobec tego należałoby wyodrębnić oddzielny zbiór „czytelników korzystających z książek czytanych” i zarejestrować go w GIODO (jak warunek legalności wskazać zarówno ustawę o bibliotekach, jak i zgodę na piśmie).
Dane o stopniu niepełnosprawności mogą być gromadzone tylko na piśmie (system biblioteczny służący do przetwarzania danych wrażliwych musiałby spełnić dodatkowe wymagania) w postaci zgody czytelnika. Należy te dane szczególnie zabezpieczyć przed dostępem osób postronnych.
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
