W ramach sprawozdawczości przekazujemy do Urzędu informacje opatrzone dodatkowo dokumentacją fotograficzną z imprez organizowanych na terenie naszej instytucji, tj. w Bibliotece Głównej oraz w filiach bibliotecznych. Zdarza się, że zdjęcia z naszych imprez publikowane są następnie na stronie internetowej Urzędu Miasta. Podobnie sytuacja wygląda przy rozliczeniach, podsumowaniach projektów, gdzie dodatkowo wymagana jest dokumentacja fotograficzna. Niejednokrotnie, w ramach współpracy (realizacji projektu) zdjęcia te publikowane są na stronach internetowych innych organizacji.
Nadmieniam, że jako administrator danych osobowych posiadamy zgodę na wykonywanie zdjęć, jak też publikację wizerunku na naszej stronie internetowej oraz portalach społecznościowych. Czy taka praktyka jest zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych? Czy może w przypadku wykorzystania zdjęć z wizerunkiem uczestników naszych imprez przez inne organizacje powinniśmy się jakoś zabezpieczyć?
Jeżeli zdjęcia służą tylko realizacji celu sprawozdawczości, nie są publikowane, nie jest konieczna zgoda na wykorzystanie wizerunku – nie dochodzi do rozpowszechniania wizerunku.
Ale jeżeli zdjęcia są publikowane na stronie administratora oraz innych stronach, w lokalnych gazetkach, itp.; pozyskanie zgody na wykorzystanie wizerunku jest prawidłową praktyką. Ponadto należy podczas pozyskiwania zgody dopełnić obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 24 ustawy, w zakresie tego komu zdjęcia mogą być udostępnione. Podmioty, którym udostępnia się zdjęcia, powinny zostać poinformowane o zakresie użytku (np. tylko www, bez facebooka). Proszę pamiętać, że jeżeli udostępnienie zdjęcia będzie budzić zastrzeżenie osoby, której wizerunek wykorzystano, to roszczenia skieruje do Państwa, więc powinniście zabezpieczyć się w zakresie wcześniejszego poinformowania oraz ograniczenia dozwolonego użytku dla innego podmiotu.
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie! 
