25 Cze

Kiedy zwycięzca konkursu musi podać PESEL w celu odbioru nagrody (aktualizacja)

To już trzecia aktualizacja wpisu (marzec 2019) nie wykluczam, że treść będzie wymagała za rok kolejnej aktualizacji.

Zakres danych zbieranych od uczestnika konkursu powinien być adekwatny i uzasadniony do celu przetwarzania. Co do zasady organizator konkursu nie powinien od razu prosić uczestników o wszystkie dane, niezbędne nie tylko do realizacji konkursu, ale także do wydania nagród. Trudno uzasadnić zbieranie danych adresowych wszystkich uczestników, jeżeli nagrody zostaną wysłane tylko do laureatów. W związku z tym, organizując konkurs, należałoby:
1. Zebrać od uczestników dane niezbędne do ich identyfikacji, potwierdzenia spełnienia warunków uczestnictwa oraz kontaktu z nimi.
2. Po wyłonieniu zwycięzców pozyskać od nich dane niezbędne do wręczenia nagrody.

Zbieranie zgłoszeń i wyłanianie zwycięzców

Uczestnik konkursu powinien podać dane niezbędne do identyfikacji (imię, nazwisko, czasami pseudonim). Jeżeli uczestnik konkursu nie jest pełnoletni, może okazać się konieczne pozyskanie zgody na udział od opiekuna ustawowego. Jeżeli nagroda nie ma znaczącej wartości, a konkurs można zakwalifikować „jako drobną sprawę życia codziennego”, zgoda nie będzie konieczna od uczestników, którzy ukończyli 13 rok życia. Jeżeli wyniki konkursu zostaną podane podczas uroczystości wręczenia nagród, już na etapie zgłoszeń, będzie konieczne pozyskanie zgody na wykorzystanie wizerunku (tutaj zalecałabym jednak uzyskanie zgody od opiekuna ustawowego). Jeżeli to konieczne, uczestnik konkursu powinien wskazać także dane do kontaktu: telefon i/lub e-mail.

Pozyskanie dodatkowych danych od zwycięzców

Jeżeli nagrody będą wysyłane pocztą, organizator po wyłonieniu zwycięzców powinien skontaktować się z nimi w celu poinformowania o wygranej oraz pozyskania danych adresowych do przekazania nagrody. W celu uniknięcia nieprzyjemnych pomyłek, warto aby adres został przekazany poprzez wiadomość e-mail.

Obowiązki podatkowe i dowodowe

W związku z odejściem od praktyki wystawiania PIT-8C dla zwycięzcy (na dzień pisania artykułu stosuje się rozwiązanie w postaci zryczałtowanego podatku od nagród bez wskazywania danych zwycięzców), powstanie pytanie o zasadność pozyskiwania PESEL-u zwycięzców. Moim zdaniem, podmiot który dokonuje wydania nagród (zazwyczaj jest to organizator) musi być w stanie udowodnić w przypadku kontroli skarbowej, że faktycznie te nagrody zostały wydane zwycięzcom (a nie na przykład, jako gadżety dla pracowników), a jeżeli organizował wiele konkursów, że dokonał sprawdzenia sumy uzyskanych w roku podatkowym nagród przez jednego zwycięzcę pod kątem konieczności odprowadzenia podatku. Pozyskany od zwycięzcy PESEL umożliwia jego jednoznaczną identyfikację, w sytuacji, gdy należy wykazać,  że nagroda została faktycznie wydana i że podatki zostały właściwie rozliczone.


Autorką tekstu jest Sylwia Czub-Kiełczewska, specjalista ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowany audytor wewnętrzny ISO 27001 Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie! Napisz do mnie


Zapraszam na moje (bardzo praktyczne i konkretne) szkolenia: Akredytowane szkolenia z ochrony danych osobowych



Data aktualizacji: 28 marca 2019