Czy zeszyt użytkowników czytelni zawiera dane osobowe?

Pytanie od Pana Krzysztofa:

Zwracam się do Pani z pytaniem odnośnie zeszytów odwiedzin w Czytelni dla dzieci i młodzieży i korzystania z prasy, gier planszowych. Do każdego takiego zeszytu czytelnik wpisuje imię i nazwisko i z czego korzystał. Czy w świetle przepisów o ochronie danych osobowych takie zeszyty mają prawo bytu? Czy jednak powinny one mieć charakter anonimowy, czyli czytelnik wpisuje z czego korzystał, ale pomijamy wpisanie imienia i nazwiska i stosujemy tylko liczbę porządkową?Jest na to jakiś złoty środek, aby nie mieć problemów z brakiem ochrony danych osobowych.

Zgodnie z przepisami danych osobowych, aby przetwarzanie danych osobowych było dopuszczalne, muszą być spełnione trzy warunki:

– legalności,

– adekwatności,

– celowości.

Aby ustalić, czy są one spełnione, należy rozpocząć od odpowiedzi na pytania:

– w jakim celu prowadzone są zeszyty?

– jakie jest uzasadnienie zbierania danych w zakresie imienia i nazwiska (do czego te konkretne dane są wykorzystywane)?

Cel statystyczny biblioteki nie uzasadnia zbierania danych w zakresie imienia i nazwiska (wówczas wystarczyłoby stawianie kresek lub krzyżyków, oddających liczbę użytkowników). Biblioteki gromadzą te informacje ze względu na ochronę mienia biblioteki – imię i nazwisko wystarcza im do zidentyfikowania użytkownika.

Zgodnie z art. 6 ustawy o ochronie danych osobowych, danymi osobowymi są te informacje, które przy niewielkim nakładzie pracy pozwalają zidentyfikować konkretną osobę. Nie ma wątpliwości, że ten warunek zostały wyczerpany, zatem zeszyt odwiedzin zawiera dane osobowe.

Obowiązujące przepisy nakładają na administratora danych (bibliotekę) obowiązek ochrony danych osobowych, wobec tego należy uznać, że pozostawienie takiego zeszytu w miejscu ogólnodostępnym dla wszystkich, może stanowić naruszenie przepisów.

To biblioteka musi podjąć decyzję o tym, jakie rozwiązanie zastosuje. Mogę zaproponować następujące rozwiązania (prawdopodobnie nie wyczerpują tematu, ale powinny stanowić dobrą wskazówkę):

– biblioteka może zrezygnować całkowicie ze zbierania danych osobowych, jeżeli są one konieczne tylko i wyłącznie do celów statystycznych;

– wprowadzić zasadę, że ze wszystkich usług biblioteki mogą korzystać tylko i wyłącznie zarejestrowani czytelnicy. Wówczas do zeszytu będą wprowadzane dane w zakresie numeru karty czytelnika, który informację o danych osobowych stanowi tylko i wyłącznie dla tej konkretnej biblioteki;

– wprowadzić zasadę, że to bibliotekarz wpisuje dane użytkowników czytelni do zeszytu. Jeżeli użytkownik ma złożyć podpis w zeszycie, dane innych osób są przez czytelnika zasłaniane;

– wprowadzić paski – każdy użytkownik rozpoczyna wizytę od pobrania paska, na którym w odpowiednie rubryki wpisuje swoje dane. Po wypełnieniu zwraca pasek bibliotekarzowi i może rozpocząć korzystanie z czytelni.

Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!