Czy rejestr korespondencji należy zarejestrować w GIODO?
Pytanie od Pani Moniki:
Rejestry korespondencji prowadzimy w arkuszach Excel i na gotowych wydrukach z poczty, ale odręcznie dokonujemy wpisów na nich, nie mamy żadnego specjalnego systemu pocztowego, czy taki zbiór wymaga zgłoszenia do GIODO?
To jest bardzo dobre pytanie 🙂 Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych należy zgłosić do GIODO każdy zbiór (art. 40), chyba że został on wymieniony w art. 43.1 jako zwolniony z tego obowiązku. Obowiązku zgłaszania zbiorów do GIODO nie mają także administratorzy danych, którzy powołali i zarejestrowali Administratora Bezpieczeństwa Informacji (nie dotyczy zbiorów danych wrażliwych).
W art. 43.1.12 wskazano, że z obowiązku zgłoszenia do rejestru GIODO są zwolnione zbiory danych przetwarzanych w zbiorach, które nie są prowadzone z wykorzystaniem systemów informatycznych, z wyjątkiem zbiorów zawierających dane, o których mowa w art. 27 ust. 1.
Wobec tego, że przedstawiony powyżej zbiór korespondencji jest prowadzony w formie papierowej oraz w programach, których celem jest wydrukowanie danych ze zbioru (lub łatwiejsze wyszukiwanie), należy uznać, że jest to zbiór prowadzony w formie papierowej, wobec tego jest zwolniony z obowiązku rejestracji w GIODO.
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
