Czy można niszczyć dokumenty przez spalenie?
Wielu moich klientów lubi palić dokumenty i uważa to za najszybszy i najskuteczniejszy sposób niszczenia dokumentów. Często też jest to jedyna forma niszczenia dokumentów, jaką stosują w swojej firmie, dlatego nie kupują niszczarek. Czy metoda palenia dokumentów zawierających dane osobowe, dla których cel przetwarzania już ustał jest skuteczna. I przede wszystkim czy jest to zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych?
Ustawa o ochronie danych osobowych nie określa metody niszczenia danych, ponieważ od samej metody niszczenia ważniejsze jest to, żeby w efekcie jej zastosowania niemożliwe było odtworzenie danych. W związku z tym, nie ma przeciwwskazań wynikających bezpośrednio z ustawy, aby palić dokumenty, co nie oznacza, że zawsze będzie to dobre rozwiązanie. Po pierwsze, z mojej praktyki wynika, że tam gdzie pali się dokumenty, oszczędza się na zakupie niszczarek. Mówiąc krótko nie ma alternatywnej metody niszczenia (o darciu nie ma nawet sensu dyskutować), a czas oczekiwania na spalenie bywa długi. Oznacza to, że administrator danych, który zadecydował o zastosowaniu takiej metody musi zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne w celu przechowania dokumentów, oczekujących na zniszczenie. W każdej siedzibie powinno być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich miejsce składowania dokumentów. Jest to dosyć problematyczne, np. dla małych, jednoosobowych filii bibliotecznych. Kolejną kwestią jest transport danych przeznaczonych do zniszczenia, najpierw do miejsca, z którego zostaną one przekazane do zniszczenia, następnie do miejsca spalenia. Zasadne byłoby przygotowanie protokołów przekazania dokumentów. Oznacza to dodatkowe formalności i czas, który trzeba na to poświęcić.
Jeżeli uda się zachować te procedury, pozostaje kwestia samego zniszczenia. I tutaj fantazja nie zna granic. Najczęściej jeden z pracowników zabiera dokumenty, aby „spalić je w domowym piecu”, ale spotkałam się też z paleniem ich na działce (rozpaleniem ogniska). Jest to absolutnie niedopuszczalne rozwiązanie. Po pierwsze dlatego, że wiatr może rozwiać dokumenty, po drugie dlatego, że część dokumentów mogłaby się nie spalić, po trzecie naraża to firmę na ryzyko utraty wizerunku. Jak bardzo media lubią takie tematy, niech będzie przestrogą artykuł o policjantach, którzy postanowili zniszczyć dokumenty, przez spalenie na działce:
http://www.dzienniklodzki.pl/na-sygnale/a/policjanci-palili-sluzbowe-dokumenty-na-dzialce-prokuratura-wszczela-sledztwo,10594057/
Spalenie w piecu wydaje się dopuszczalne. Nie ma co ukrywać, palenie jest wygodną metodą niszczenia, zwłaszcza gdy dokumentów jest dużo. Jednakże należy pamiętać, że jeżeli pracownik wyniósł dokumenty do domu, aby spalić je w domu, to nie jest w stanie w żaden sposób udowodnić, że rzeczywiście to zrobił i że zrobił to ze wszystkimi dokumentami i zrobił to skutecznie. Przy każdej sytuacji możliwego naruszenia bezpieczeństwa informacji, taka osoba będzie pierwszym (i być może jedynym) podejrzanym, o to że udostępniła dane, poprzez nienależyte spalenie lub zgubienie dokumentów w drodze do domu.
Podsumowując zniszczenie dokumentów poprzez spalenie jest dopuszczalne, jednak z zachowaniem pewnych zasad organizacyjnych. Dokumenty powinny być niszczone komisyjnie, komisja powinna przygotowywać je do zniszczenia, uczestniczyć w spaleniu oraz spisać protokół zniszczenia. Wówczas nie będzie podejrzenia, że zniszczenie nie przebiegło w sposób prawidłowy. Ze względu na pracochłonność całego procesu oraz ewentualne problemy z przechowywaniem dokumentów do czasu zniszczenia i ich późniejszym transportem, powinna to być raczej forma dodatkowa, dopuszczalnego niszczenia dokumentów. Podstawową metodą powinny być niszczarki, znajdujące się w każdej siedzibie administratora danych i używane (najlepiej) do niszczenia danych na bieżąco. Niszczenie poprzez spalenie wydaje się rozsądną alternatywą przy bardzo dużej liczbie dokumentów do zniszczenia, np. za określony rok. Ja swoim klientom zalecam alternatywnie zakup niszczarki, która umożliwia jednorazowe włożenie do zniszczenia 75 kartek (niszczarka ma automatyczny podajnik, z którego pobiera po jednej kartce i niszczy ją na drobne skrawki). Oczywiście jest to trochę droższe rozwiązanie, ale szalenie wygodne, bo nie trzeba stać nad niszczarką, a muszę przyznać, że niszczenie idzie jej całkiem sprawnie.
Spodobał Ci się ten wpis?
Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
