Czy numer PESEL jest konieczny w umowie?

Pytanie od Pana Grzegorza:

Nasza firma podpisuje z klientami umowy na wywóz nieczystości. Niektórzy klienci nie chcą podawać numeru PESEL w umowie, zasłaniając się ochroną danych osobowych oraz brakiem celowości zbierania PESEL-u (tzn. uważają, że zbieramy je na zapas). Rzeczywiście PESEL jest przez nas wykorzystywany dopiero, gdy klient nie wywiązuje się ze swoich zobowiązań i chcemy odzyskać należności. Czy klient może odmówić wpisania numeru PESEL do umowy?

W celu zawarcia umowy należy na wstępie określić jednoznacznie strony tej umowy. Jest to ważne nie tylko ze względu na dochodzenie późniejszych roszczeń przez strony, ale także aby uniknąć sytuacji, gdy ktoś wykorzysta cudze dane do zawarcia umowy w jego imieniu. Jeżeli nie da się jednoznacznie zidentyfikować stron podpisujących umowę, jest ona nieważna. Numer PESEL pozwala ustalić wszystkie pozostałe dane obywatela (taką informację uzyskuje się na uzasadniony w przepisach prawa wniosek do organu prowadzącego lub mającego dostęp do centralnego rejestru numerów PESEL). Poprawność PESEL-u można zweryfikować z dowodem osobistym – mamy więc też możliwość potwierdzenia tożsamości strony zawierającej umowę. Pozostałe dane strony: imię, nazwisko, adres zamieszkania, także powinny znaleźć się w umowie, aby ułatwić identyfikację oraz kontakt ze stroną umowy i określić z kim umowa jest zawarta. Niestety adres jest daną, którą nie sposób zweryfikować z dowodem osobistym, druga strona musi polegać na oświadczeniu osoby, która podaje dane. Obecnie PESEL jest niezbędny do dochodzenia roszczeń, w związku z tym poleca się wpisywanie go do umowy, przy wysokim ryzyko dochodzenia roszczeń. Z drugiej strony, administrator danych powinien dążyć do minimalizacji danych. Jeżeli ryzyko dochodzenia roszczeń jest niewielkie, może ograniczyć się do imienia, nazwiska, adresu oraz numeru i serii dowodu osobistego. W przypadku ewentualnej konieczności dochodzenia roszczeń, pozyska dane z bazy PESEL. Działanie oparte na ocenie ryzyka, jest nie tylko zgodne z ideą RODO, ale także minimalizuje zagrożenie wykorzystania danych do kradzieży tożsamości, przy naruszeniu ochrony dla danych osobowych.

Powyższe nie dotyczy osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Dane przedsiębiorcy można potwierdzić w rejestrze CEiDG, a ewentualny numer PESEL uzyskać na wniosek z centralnej bazy PESEL (gdyby była taka potrzeba).

Nazywam się Sylwia Czub-Kiełczewska, jestem ekspertką ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowaną audytorką wewnętrzną ISO 27001 /TISAX. Pomagam organizacjom wdrożyć skuteczne systemy bezpieczeństwa informacji, przeprowadzam audyty zgodności z RODO / ISO27001. Jestem skuteczna, bo stosuję indywidualne podejście, oparte na zrozumieniu klienta oraz jego działalności. Potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie