Jak sprawdzać pracownika w rejestrze przestępców seksualnych

Zauważyłam, że ten temat jest bardzo, bardzo rzadko poruszany na szkoleniach dotyczących ochrony danych osobowych, ale gdy już dochodzi do jego omawiania, okazuje się bardzo trudny. W związku z tym podzielę się z Wami moją wiedzą i doświadczeniem.

Ale o co chodzi?

W 2016 roku weszła w życie ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, której celem jest weryfikowanie przeszłości osób dopuszczonych do pracy lub opieki nad dziećmi. W związku z ustawą został utworzony rejestr publiczny oraz rejest z ograniczonym dostępem dotyczące przestępców seksualnych. W rejestrze publicznym są ujawnione dane (ze zdjęciami) osób, które dokonały „wyższej rangi” przestępstw seksualnych, w niepublicznym są wszystkie osoby, które trafiły do rejestru.

Kto musi sprawdzać swoich pracowników w rejestrze?

Zgodnie z art. 21 ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym każdy kto dopuszcza swoich pracowników, współpracowników, stażystów, wolontariuszy, itp. do pracy lub działalności związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem małoletnich lub z opieką nad nimi.

Zatem dotyczy to zarówno pracodawców, jak i zleceniodawców, czy fundacje lub stowarzyszenia, korzystające jedynie ze wsparcia wolontariuszy. Nie ma znaczenia forma współpracy z osobą dopuszczoną do konaktu z dziećmi.

Czy potrzebuję zgodę na sprawdzenie?

Nie. I nawet niech Ci do głowy nie przydzie o nią prosić! Sprawdzenia dokonujesz w związku z obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa i to jest podstawa Twojego działania (spełniona jest przesłanka legalizująca z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 10 RODO).

Skoro nie mogę prosić o zgodę, jak mam uzyskać dane niezbędne do sprawdzenia osoby w rejestrze?

Należy tę osobę poinformować o ustawowym obowiązku przekazania danych. Polecam dać jej formularz do wypełnienia, w którym dodatkowo będzie klauzula informacyjna.

Możesz skorzystać z mojego wzoru klauzuli:

Czy jeżeli mam wszystkie dane niezbędne do sprawdzenia w rejestrze, muszę informować tę osobę o sprawdzeniu?

Tak, nawet jeżeli nie potrzebujesz uzykiwać dodatkowych danych do zrealizowania tego działania, masz obowiązek przekazać informacje o przetwarzaniu danych wynikający z art. 13 RODO, ponieważ cel i podstawa przetwarzania są inne niż te związane ze świadczeniem pracy / realizowaniem zlecenia/stażu/wolontariatu przez tę osobę.

Co zrobić, jeżeli sprawdzany odmówi wypełnienia formularza?

Nie możesz takiej osoby dopuścić do pracy lub wykonywania czynności, które wiązałyby się z kontaktem z dziećmi. Jeżeli jest to niemożliwe, to taka osoba nie będzie mogła z Tobą współpracować (zresztą odmowa podania danych już powinna wzbudzić wątpliwości).

Kogo nie trzeba sprawdzać w rejestrze?

Osób, które z Tobą współpracują, ale nie będą miały kontaktu z dziećmi. Sprawdzenia nie wymagają też członkowie rodziny tego małoletniego, z którym będą mieli kontakt (ale to specyficzna sytuacja, bo zazwyczaj takie osoby będą miały kontakt także z innymi dziećmi).

Co zrobić z wynikami z rejestru z ograniczonym dostępem?

Nie oszukujmy się, elektroniczne platformy rządowe nie są wolne od różnych błędów, więc trudno zaufać, że gdy będzie to niezbędne pozwolą wykazać, że faktycznie dokonało się sprawdzenia. Proponuję wynik wydrukować i dołączyć do akt osobowych pracownika (jeżeli pracownicy obsługujący kadry mogą być dopuszczeni do przetwarzania tego rodzaju danych), ewentualnie założyć oddzielną teczkę, do której będzie miał dostęp tylko ten, kto dokonuje weryfikacji w rejestrze.

Co grozi za niesprawdzenie personelu w rejestrze?

W zależności od rodzaju czynności wykonywanych przy małoletnicy będzie to kara grzywny, nie niższa niż 1 tys. zł albo ograniczenie lub pozbawienie wolności.