Czy przekazanie danych do zniszczenia, wymaga ich powierzenia?

Na początku uspokoję wszystkich, którzy pytają się, czy u mnie wszystko w porządku. Tak, po prostu listopad był jak armagedon, a w grudniu poszłam na urlop. Prawdziwy urlop, bez komputera oraz telefonu. W efekcie zniknęłam na prawie dwa miesiące z Internetu (bloga, mediów społecznościowcy).

A wracając do kwestii niszczenia dokumentów – jest to coraz popularniejsza usługa. Firmy niszczące dokumenty zazwyczaj pracują w oparciu o proste zlecenie na jednostronnym formularzu, w którym określa się ilość (masę, liczbę stron, rodzaje nośników, itp.) do zniszczenia, a także sposób potwierdzenia zniszczenia dokumentów. Po wykonaniu usługi, klient otrzymuje certyfikat zniszczenia dokumentów. Czasami usługa jest świadczona w biurze klienta – dla odpowiedzi na pytanie, jak mają się przepisy RODO do procesu niszczenia dokumentacji, miejsce wykonania usługi nie ma znaczenia.

Niszczenie danych osobowych jest przetwarzaniem danych, w rozumieniu definicji przetwarzania z art. 4 RODO. Tym samym jeżeli administrator niszczy dokumenty, dokonuje ich przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie danych (niszczenie) będzie wykonywać inny podmiot, będzie to przetwarzanie danych na polecenie administratora w rozumieniu art. 28 RODO. Oznacza to, że jak najbardziej, zlecenie niszczenia dokumentów, wymaga zawarcia umowy powierzenia danych. Czasami w ramach świadczenia usług, firma niszcząca dokumenty zapewnia też, tzw. bezpieczne pojemniki, w których są gromadzone dokumenty, przekazywane następnie do zniszczenia. W takim wypadku powierzenie danych powinno obejmować także przechowywanie tych danych.

Na koniec chciałabym dodać, że preferuję usługę niszczenia dokumentów na miejscu, tzn. wykonawca przyjeżdża z urządzeniem do klienta i na jego oczach niszczy wszystkie dokumenty. Szczególnie, jeżeli niszczenie ma dotyczyć dokumentacji pracowniczej lub umów z osobami fizycznymi, gdzie mogą być dane w zakresie stanu zdrowia, czy PESEL-e.

Nazywam się Sylwia Czub-Kiełczewska, jestem ekspertką ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowaną audytorką wewnętrzną ISO 27001 /TISAX. Pomagam organizacjom wdrożyć skuteczne systemy bezpieczeństwa informacji, przeprowadzam audyty zgodności z RODO / ISO27001. Jestem skuteczna, bo stosuję indywidualne podejście, oparte na zrozumieniu klienta oraz jego działalności. Potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie

Zapraszam na moje (bardzo praktyczne i konkretne) szkolenia!

We wpisie wykorzystano zdjęcie z serwisu Pixabay.com.