Co powinna zrobić biblioteka, która nie powoła ABI?
To pytanie pojawiło się ostatnio w wielu mailach, dlatego poświęcę mu kilka słów.
Przede wszystkim, jeżeli nie zdecydowaliśmy się na „ścieżkę z zarejestrowanym ABI-m”, to zmiany dla instytucji będą niewielkie. Tak naprawdę dopiero powołanie i zarejestrowanie ABI-ego w GIODO wprowadza rewolucję w dotychczasowej pracy z danymi osobowymi.
Niepowołanie ABI skutkuje koniecznością aktualizacji dokumentacji. Trzeba zastanowić się nad podziałem obowiązków pomiędzy pracowników i dyrekcję. Czy za wszystko będzie odpowiadał dyrektor, czy część pracy sceduje na swoich pracowników? Gdy decyzja zostanie podjęta, należy zaktualizować dokumentację (politykę bezpieczeństwa i instrukcję zarządzania systemami informatycznymi) pod kątem zmian. Ewentualny podział obowiązków może zostać dokonany w dokumentacji lub poprzez zarządzenia dyrektora. Najważniejszymi kwestiami jest nadawanie upoważnień oraz prowadzenie ich ewidencji, bieżąca aktualizacja dokumentacji oraz sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem danych osobowych. Nie należy również zapominać o kontroli zapisów z zakresu ochrony danych osobowych we wszelkich umowach i regulaminach oraz sprawdzeniem przesłanek legalności przetwarzania danych.
Do nowych obowiązków wskazanych w nowelizacji ustawy należy szkolenie pracowników. Przepisy nie wskazują częstotliwości oraz formy przeprowadzania szkoleń. Nie wymagają również wystawiania certyfikatów. Szkolenie może przeprowadzić dyrektor lub wskazana przez niego osoba. Co do zasady, powinno odbyć się jedno wstępne przy dopuszczeniu pracownika do przetwarzania danych osobowych. O częstotliwości kolejnych szkoleń decyduje administrator danych, powinien on jednak pamiętać, że zbyt rzadkie szkolenia mogą mieć wpływ na zwiększenie ryzyka złego zabezpieczenia danych lub ich wycieku, w związku z niewiedzą pracowników.
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
