Podpisywanie dokumentów w „czasach zarazy”

Jak zauważyliście na moim blogu koronawirusowa posucha. To chyba kwestia przesycenia tematem. Nie chciałam znowu pisać Wam o pracy zdalnej, bo wszyscy o tym piszą. Może jeszcze popełnię wpis o pracy z dokumentami papierowymi, bo ten temat mało kto porusza, a jest dość problematyczny. Jednakże dzisiaj przychodzę do Was z odkryciem, które bardzo pomaga mi w czasach odcięcia od świata. Okazuje się, że praca zdalna jest fajna, ale gdy wszyscy to robimy, procesy które kiedyś były proste i oczywiste, stają się problematyczne. Na przykład wiele osób nie ma w domu możliwości wydrukowania dokumentów. Z brakiem skanera można sobie jeszcze jakoś poradzić, bo cykniemy zdjęcie komórką, ale brak możliwości podpisania dokumentów, które muszą zostać wysłane do kontrahenta, bywa dość problematyczny.

Drugą kwestią jest to, że czasy się zmieniły, ale wymagania i standardy klientów niekonicznie. Wielu nadal chce otrzymać pocztą podpisaną umowę lub zamówienie. Jeżeli pracujesz z domu i nie są to umowy związane z Twoją działalnością, tylko firmy dla której pracujesz, to frustrujące może być ponoszenie kosztów i strata czasu na czynności, które normalnie wykonywał sekretariat.

Jeden z moich klientów postanowił zabrać z biura urządzenia drukujące i rozwieźć je do pracowników, którzy muszą pracować z dokumentami w domu (np. kadry, księgowość), a także możliwość zamówienia na koszt pracodawcy kuriera, który z domu pracownika zabierze dokumenty do rozesłania.

Kochani, uważam że skoro przeszliśmy na pracę zdalną, warto pójść krok dalej i ograniczyć liczbę wydruków a także przesyłek. Jak wiecie czasy są trudne, a każde cięcie kosztów w cenie. Rozwiązaniem, które bardzo mi pomogło jest podpis zaufany. Nie sądziłam, że doczekam się rozwiązania, które w odróżnieniu od tarczy kryzysowej, która moim zdaniem jest zupełną pomyłką, naprawdę będzie w stanie mi pomóc i w dodatku dał mi je rząd. Jak już pisałam kiedyś, nie mam 100% zaufania do ePUAP, bo zdarzały się różne wpadki z tą usługą. Jednak nie da się ukryć, że działa coraz lepiej i coraz więcej spraw w ten sposób załatwiam.

A możliwość podpisania profilem zaufanym dowolnego dokumentu przekazywanego do kontrahenta jest dla mnie genialna. W ostatnim czasie korzystając z tej opcji przedłużyłam sobie polisę ubezpieczeniową (ubezpieczyciel przyjął taki dokument bez gadania), podpisałam notę korygującą do faktury, aneks do umowy z kontrahentem. Największą zaletą jest to, że trwa to dwie minuty, a mój kontrahent w każdej chwili może zweryfikować, że faktycznie ja podpisałam ten dokument. Działa to analogicznie do podpisu kwalifikowanego, ale nic nie kosztuje. Jeśli nie macie podpisu zaufanego lub Wam nie działa (wielu osobom nie działa logowanie po loginie i haśle, nie wiem dlaczego), zalogujcie poprzez swój bank (trzeba wybrać taką opcję na stronie logowania). Mi to zawsze działa i dobrze działa. Pamiętajcie też, że możecie dodać w swoim profilu zaufanym podmiot w imieniu, którego działacie, np. swoją jednoosobową działalność gospodarczą, aby załatwiać sprawy urzędowe także w jej imieniu.

A teraz po kolei, jak podpisać dokument profilem zaufanym

Wejdź na stronę: https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER

W tym miejscu można podpisać lub sprawdzić, czy dokument został podpisany prawidłowo. W tym celu należy go wgrać na serwer:

Gdy dokument zostanie dodany poprawnie pojawi się komunikat:

Dodany przeze mnie dokument nie był wcześniej podpisany, więc aby go podpisać należy wybrać opcję podpisz. Następnie trzeba zalogować się do usługi podpis zaufany i przejść przez procedurę podpisywania. Jeśli będzie udana, zostanie utworzony plik *.XML, to jest pierwotny dokument wraz z podpisem. To, że został on podpisany, a także jego treść można ponownie sprawdzić na stronie https://moj.gov.pl/uslugi/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.

Należy ponownie wczytać plik, a system poinformuje, przez kogo został on podpisany i pozwoli sprawdzić jego treść:

W praktyce najlepiej kontrahentowi wysłać plik pierwotny oraz XML wraz z linkiem od strony, na której będzie mógł zweryfikować podpis.

Nazywam się Sylwia Czub-Kiełczewska, jestem ekspertką ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowaną audytorką wewnętrzną ISO 27001 /TISAX. Pomagam organizacjom wdrożyć skuteczne systemy bezpieczeństwa informacji, przeprowadzam audyty zgodności z RODO / ISO27001. Jestem skuteczna, bo stosuję indywidualne podejście, oparte na zrozumieniu klienta oraz jego działalności. Potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie