Czy z notariuszem trzeba podpisać umowę powierzenia danych?

Dostałam ostatnio pytanie, czy jeżeli deweloper korzysta z usług notariusza, któremu udostępnia dane osobowe klientów na potrzeby zawarcia aktów notarialnych w związku ze sprzedażą mieszkań, to czy notariusza można uznać za przetwarzającego dane w imieniu dewelopera zgodnie z art. 28 RODO.
Oczywiście takie pytanie pojawia się zawsze, gdy przekazujemy komuś dane. Co ciekawe, sam fakt, że ktoś realizuje dla nas usługę (lub na nasze żądanie) nie przesądza o tym, że będzie podmiotem przetwarzającym. Do powierzenia dochodzi wówczas, gdy inny podmiot działa na wyraźne polecenie administratora w określonym przez niego zakresie i w określony przez niego sposób. Administrator przekazując dane do powierzenia, decyduje o tym w jaki sposób będą one przetwarzane, a zatem też o zakresie udostępnianych danych, czy czasie ich przetwarzania. W relacji deweloper – notariusz albo ogólnie klient – notariusz trudno mówić o wydawaniu poleceń, czy decydowaniu o sposobach przetwarzania danych osobowych przez dewelopera/klienta. Zasady prowadzenia działalności przez notariusza, w tym sposoby przetwarzania przez niego danych, określają przepisy ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie, a także przepisy na podstawie, których realizuje poszczególne czynności, tj. przepisy Kodeksu cywilnego, Kodeksu Postępowania Cywilnego, itp.

Notariusz jest także zobligowany do zachowania tajemnicy zawodowej, z której nie może „być zwolniony” przez klienta. To notariusz informuje swoich klientów jakie dokumenty są niezbędne do zrealizowania konkretnych czynności, a klient nie ma możliwości kształtowania sposobu przetwarzania tych danych, gdyż wynika to z przepisów prawa. I na koniec należy podkreślić, że to na notariuszu, który od momentu udostępnienia mu danych staje się ich administratorem, ciążą obowiązki wynikające z przepisów RODO (m.in. obowiązki informacyjne, czy zabezpieczenia danych).
Reasumując z notariuszem administrator nie zawiera umowy powierzenia danych, ponieważ udostępnienie mu danych odbywa się na podstawie i w zakresie określonym w przepisach prawa, a notariusz od momentu otrzymania danych staje się ich administratorem.

Nazywam się Sylwia Czub-Kiełczewska, jestem ekspertką ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowaną audytorką wewnętrzną ISO 27001 /TISAX. Pomagam organizacjom wdrożyć skuteczne systemy bezpieczeństwa informacji, przeprowadzam audyty zgodności z RODO / ISO27001. Jestem skuteczna, bo stosuję indywidualne podejście, oparte na zrozumieniu klienta oraz jego działalności. Potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie

Zapraszam na moje (bardzo praktyczne i konkretne) szkolenia!

We wpisie wykorzystano zdjęcie z serwisu Pixabay.com.