Zgodnie z art. 36.2. UODO: Administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ust. 1 (niniejszej ustawy).
Ustawodawca ma na myśli konieczność wprowadzenia w bibliotece polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. Każdy z pracowników powinien zapoznać się z obowiązującymi w bibliotece regulaminami, w tym tymi z zasad przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych.
Niektóre biblioteki stosują, jako dokument potwierdzający zapoznanie się z wyżej wymienionymi dokumentami listy, na których muszą podpisać się wszyscy pracownicy. Jest to rozwiązanie, którego nie polecam. Po pierwsze, każdy nowy pracownik będzie musiał podpisać dodatkowe oświadczenie (nie będzie mógł dopisać się do listy, bo istotna jest data złożenia podpisu), co stwarza rozbieżność w dokumentacji. Powstaje też pytanie, gdzie przechowywać listę, a gdzie oświadczenie.
Moim zdaniem zebranie indywidualnych oświadczeń od pracowników jest najlepszym rozwiązaniem. Oświadczenia można dołączyć do teczek osobowych pracowników, zawsze wiadomo gdzie ich szukać i pracownik składając podpis na takim oświadczeniu, nie będzie mógł później twierdzić, że nie wiedział co podpisuje (w przypadku listy, łatwo o takie twierdzenie).
Spodobał Ci się ten wpis? Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie! 
