Czy do pełnomocnictwa dla kuriera w celu odbioru zagranicznej paczki trzeba dołączyć kopię dowodu osobistego?
Ostatnio kilka osób zwróciło się do mnie z pytaniem, czy żądanie przez firmy kurierskie kopii dowodu osobistego, aby odebrać paczkę zatrzymaną przez urząd celny, jest zasadne. Co pozytywne, nie przekonało ich, że w oficjalnych procedurach oraz formularzach pełnomocnictwa dla kurierów, jest napisane, że kopia dowodu jest konieczna. Gdy zwracali się do firmy kurierskiej z prośbą o uzasadnienie, dowiadywali się że taka jest procedura po stronie urzędu celnego. Postanowiłam sprawdzić, jak jest i jak być powinno, bo jestem ogromną przeciwniczką nagminnego kopiowania dowodów osobistych przez różne podmioty.
Samo pełnomocnictwo jest oświadczeniem woli osoby, która umocowuję inną osobę do wykonywania w jej imieniu określonych czynności. W niektórych sytuacjach dopuszczalne jest pełnomocnictwo ustne, jednakże zazwyczaj wymagane jest pisemne. Pełnomocnictwo powinno określać strony, tzn. tego kto je nadaje oraz tego kto je otrzymuje, w szczególności ich imiona, nazwiska, adresy, PESEL i/lub numer i serię dowodu osobistego. Dokument, na którym złożony jest odręczny podpis nadającego oświadczenie jest ważny bez żadnych dodatkowych dokumentów. Wobec tego skąd żądanie firm kurierskich w zakresie kopii dowodu? Na początku myślałam, że to ich własny wymysł (kopiowanie dowodów jest modne), jednakże po konsultacji z jedną z firm, dowiedziałam się, że taką otrzymali informację bezpośrednio z urzędów celnych.
Przykładowe zawiadomienie wygląda tak:
Wynika z niego, że aby dokonać zgłoszenia celnego w Oddziale Celnym Pocztowym wymagane jest przesłanie kserokopii dowodu osobistego lub informacji w zakresie: seria i numer dowodu osobistego, PESEL, adres zameldowania lub do doręczeń (plus oczywiście imię i nazwisko).
Kserokopia dowodu osobistego nie jest wymagana. Wystarczy podać niezbędne dane identyfikacyjne. Jeżeli ktoś koniecznie chciałby przekazać kserokopię dowodu, to wystarczy, że zamaże na niej wszystkie dane inne niż wymienione powyżej. Pisałam już o tym tutaj i bardzo zachęcam, aby zwracać na to uwagę. Jeżeli w niektórych przypadkach jest konieczne przekazanie kopii lub skanu dowodu, pilnujcie aby znalazły się na tym dokumencie tylko niezbędne dane.
Oddzielnym tematem, który wymaga omówienia jest przesyłanie niezabezpieczonych danych osobowych w wiadomości e-mail. Strach pomyśleć ile cennych danych jest w skrzynkach pocztowych (i tu nakarmię wyobraźnię: urzędników, księgowych, sprzedawców).
A wracając do wątku firm kurierskich. Pytania moich czytelników o to jaka jest zasadność pobierania kopii dowodu przez firmy kurierskie, kończyły się tym, że firmy „odpuszczały im” tę kopię. Mówiąc krótko kto pyta, nie błądzi.
Autorką tekstu jest Sylwia Czub-Kiełczewska, specjalista ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowany audytor wewnętrzny ISO 27001
Spodobał Ci się ten wpis?
Masz jeszcze jakieś pytania? A może potrzebujesz pomocy przy danych osobowych? Pomogłam już wielu, pomogę i Tobie!
Spodobał Ci się ten wpis? 
