Uczelnie wyższe nie mogą (już) kopiować dowodów osobistych

Wpis jest wynikiem rozmów z osobami które zapisują się na studia podyplomowe z ochrony danych osobowych o tym jakie dane osobowe może pozyskiwać od nich uczelnia wyższa. Jak wiadomo, osoby które zawodowo zajmują się ochroną danych osobowych są na co dzień bardziej uczulone na punkcie swojego prawa do prywatności niż Przeciętny Kowalski w związku z tym zapisując się na uczelnię wyższą zwracają szczególną uwagę na to jakie dane są od nich pozyskiwane oraz jak wypełniony wobec nich obowiązek informacyjny. Mówiąc krótko nie ma litości 😀

Ponad rok temu podjęłam temat legalności kopiowania dowodu osobistego przez pracowników dziekanatu. Ponieważ nie jestem alfą i omegą zwróciłam się wówczas z pytaniem do Łukasza Wojciechowskiego, który na co dzień jest adiunktem w WSEI w Lublinie, aby pomógł mi ustalić czy jest podstawa prawna do realizacji tego działania. Okazało się że uczelnie wyższe były tak naprawdę zobligowane do pozyskania kopii osobistej przyszłego studenta. Obowiązek ten wynikał z rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. Jednak rozporządzenie zostało uchylone wraz z nowelizacją Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce w 2018 roku. W tym momencie nie ma przepisu, który wymagałby zbierania kopii dowodów osobistych studentów. Co ciekawe ten obowiązek niekoniecznie szedł w parze z adekwatnością tych danych do celu przetwarzania, ponieważ w praktyce uczelnia wyższa nie potrzebowała kopii dowodu do realizacji swojego celu ustawowego. Temat kopiowania dowodów wraca do mnie jak bumerang wraz z każdym nowym rocznikiem studentów, których mam przyjemność uczyć ochrony danych osobowych w Politechnice Białostockiej lub w Wyższej Szkole ekonomii i Innowacji w Lublinie. Ponieważ staram się być rzetelna w tym co robię, nawet jeżeli wydaje mi się, że znam odpowiedź, zanim udzielę studentom odpowiedzi zawsze wcześniej upewniam się, czy nie zaszły zmiany w obowiązujących przepisach. Jest to bardzo dobra zasada, gdyż pozwala ustrzec się od błędów. Zwłaszcza, że w dzisiejszych czasach przepisy zmieniają się tak szybko, że czasami naprawdę trudno za nimi nadążyć. Potwierdziła to praktyka dalszego kopiowania dowodów osobistych przyszłych studentów przez uczelnie wyższe, pomimo uchylenia rozporządzenia które je do tego obligowało.

Uczelnie na dzień dzisiejszy nie mają podstawy prawnej do kontynuowania tych czynności. Pomimo tego, donosicie mi, że wiele uczelni w dalszym ciągu wymaga wraz ze złożeniem dokumentów rekrutacyjnych, przekazania kopii dowodu osobistego. Jeżeli Ty także zostałeś poproszony o przekazanie kopii, poinformuj inspektora ochrony danych w Twojej uczelni, że w tym momencie nie ma ku temu podstawy prawnej i uczelnia nie jest uprawniona do takiego żądania. Pamiętaj, że przepisy się zmieniają i za rok, czy dwa, ten przepis może wrócić. Nie doszukiwałabym się złej woli w działaniach pracowników dziekanatów – zmiany w przepisach dopadają nas tak często i z taką częstotliwością, że naprawdę mogli nie nadążyć. Szczególnie, że to tylko promil zmian, jakie muszą wdrożyć.

Edycia (2020): Jaz zwróciła uwagę moja czytelniczka, Pani Ewelina, brak możliwości kopiowania dowodu osobistego to jedno, a konieczność weryfikacji tożsamości studenta nadal pozostaje obowiązkiem uczelni, który wynika zarówno z przepisów wykonawczych do Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, jak i należytej staranności uczelni, jako administratora danych. Oznacza to, że przyjmując dokumenty od studenta, pracownik dziekanatu jest uprawniony do potwierdzenia danych z dokumentem tożsamości studenta. A co w przypadku, gdy wszystkie dokumenty są przekazywane online lub pocztą (biorąc pod uwagę ograniczenia wynikające z COVID-19, należy rozważać różne, także przyszłe scenariusze)? Uważam, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby tożsamość potwierdzić podczas wideorozmowy z kandydatem. Dopuszczalne, moim zdaniem, byłoby też poproszenie go o przesłanie zmodyfikowanej kopii dokumentu (z zasłoniętymi zbędnymi danymi).

Warto też podkreślić, że uczelnie wyższe nie potrzebują prosić studenta o zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w celach związanych z realizacją toku studiów. Przetwarzanie tych danych wynika bezpośrednio z ustawy o szkolnictwie wyższym, spełniona jest zatem przesłanka legalizująca przetwarzanie z artykułu 6 ustęp 1 litera c RODO. Oznacza to, że uczelnie powinny brać zgodę na przetwarzanie tylko tych danych, których zakres lub cel przetwarzania wykracza poza to przewidziane w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Powinny także wypełniać wobec studentów obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO.

Nazywam się Sylwia Czub-Kiełczewska, jestem ekspertką ds. ochrony danych osobowych oraz certyfikowaną audytorką wewnętrzną ISO 27001 /TISAX. Pomagam organizacjom wdrożyć skuteczne systemy bezpieczeństwa informacji, przeprowadzam audyty zgodności z RODO / ISO27001. Jestem skuteczna, bo stosuję indywidualne podejście, oparte na zrozumieniu klienta oraz jego działalności. Potrzebujesz wsparcia? Napisz do mnie