Dzisiaj nietypowo, bo gościnnie 🙂 Artykuł Łukasza Wojciechowskiego (Statuo.pl) na temat kontroli zarządczej. Moim zdaniem tekst bardzo dobry, konkretny i pomocny. Świetnie pokazujący „chęci” i „wyniki” związane z obowiązkiem przeprowadzania kontroli zarządczej przez podmioty publiczne. Ze swojej strony dodam także, że Łukasz jest świetnym wykładowcą i trenerem, z którym miałam przyjemność współpracować.
Kontrola zarządcza to jeden z najbardziej problematycznych obszarów funkcjonowania administracji rządowej i samorządowej. Wprowadzanie jej mechanizmów wiąże się z różnorakimi problemami. Ale nie tylko, ponieważ wiele podmiotów nie rozumie różnicy pomiędzy kontrolą zarządczą a innymi kontrolami (wewnętrznymi i zewnętrznymi). Różnica ta jest bardzo znacząca i nawet pobieżne zapoznanie się z tematem pozwala ją jasno wskazać.
Czym tak naprawdę jest kontrola zarządcza
Kontrola zarządcza to zbiór zasad, procedur, metod, mechanizmów i instrukcji wspomagających zarządzanie. U jej podstaw leży przemiana kultury stosowania prawa w kulturę osiągania rezultatów. Podstawą prawną jest zaś art. 68 ustawy o finansach publicznych, jednak kontrola zarządcza nie odnosi się tylko do finansów. Wprowadza się ją po to, żeby kierownicy jednostek administracji publicznej zmienili wizję i sposób zarządzania – z doraźnego administrowania skoncentrowanego na procedurach w długoterminowe planowanie. Kontrola zarządcza nie jest zjawiskiem jednorazowym. Nie jest też typowym sprawdzeniem, po którym ma powstać raport. Wśród jej najważniejszych cech wskazać należy:
charakter permanentny, czyli ciągła obecność w danej jednostce w przeciwieństwie do jednorazowych kontroli wewnętrznych lub zewnętrznych
duży potencjał implementacyjny (elastyczność), w zależności od rodzaju urzędu czy instytucji
autentyczną możliwość poprawienia funkcjonowania jednostki w związku z jej wprowadzeniem, dlatego nie warto traktować kontroli zarządczej jako niepotrzebnego balastu
Warto podkreślić, że w dobrze zarządzanych jednostkach kontrola zarządcza funkcjonuje od bardzo dawna. Jeszcze wcześniej, niż została wprowadzona przepisem ustawy, chociaż nie każdy zdawał sobie z tego sprawę. Wynika to z tego, że dobry menadżer zawsze planuje, zakłada cele, szacuje ryzyka oraz wprowadza mechanizmy, które mają zapobiec wystąpieniu tych ryzyk.
Polskie realia – coś poszło „nie tak”
Wprowadzenie mechanizmów kontroli zarządczej w Polsce odbyło się z naruszeniem podstawowych zasad logiki i zdrowego rozsądku. Schemat polegający na wprowadzeniu wymogów ustawowych, a dopiero później zastanawianiu się, czy ktoś będzie wiedział „jak to zrobić” jest znany również z innych sytuacji. Osoby zajmujące się ochroną danych osobowych miałyby tutaj szczególnie dużo do powiedzenia. W tym przypadku taki schemat był jednak szczególnie widoczny. Kierownicy jednostek administracji rządowej i samorządowej dowiedzieli się, że muszą nagle „coś” robić. Wypełniać tabelki, tworzyć dokumentację, posługiwać się nieznanym sobie wcześniej językiem. Każdy miał możliwość wykupić sobie szkolenie komercyjne, jednak prowadzili je najczęściej specjaliści od finansów, którzy omawiali akty prawne i ograniczali się właśnie do kwestii finansowej. Ważnej, ale kontrola zarządcza obejmuje znacznie szersze spektrum zagadnień. Same szkolenia jeśli pomagały, to niewiele. Najczęściej wręcz przeciwnie – stwarzały pozory jeszcze większego skomplikowania kontroli zarządczej niż w rzeczywistości. Wywoływały także poczucie bezradności. Jeżeli ktoś oferuje Państwu „szkolenie ogólne” z kontroli zarządczej, w którym będą brały udział zdecydowanie różne od siebie podmioty z różnych (rodzajów) samorządów to znaczy, że świadomie naciąga Państwa na niepotrzebny wydatek. Nie nauczycie się tam wiele, jeżeli szkoleniowiec nie przygotuje szkolenia konkretnie pod kątem Waszej instytucji lub grupy podobnych instytucji. Jeżeli dodatkowo mają tam Państwo otrzymać „gotowe rozwiązania”, to niemal pewne jest, że nie będą one pasowały do Waszej instytucji. Jeżeli natomiast jednostka nadrzędna samorządu terytorialnego zapowiada jednostce podrzędnej, że przeprowadzi „kontrolę zarządczą” w związku z określoną sprawą, to znaczy, że ktoś nie wie o czym mówi.
Co zrobić, żeby było dobrze
Przede wszystkim warto potraktować kontrolę zarządczą jako narzędzie, które może usprawnić pracę instytucji. Dodatkowo warto też zastosować poniższe wskazówki:
Warto wykorzystywać istniejącą dokumentację (np. oceny okresowe pracowników samorządowych) do tworzenia dokumentacji kontroli zarządczej. Warto też w ramach kontroli zarządczej wspierać i poprawiać m.in. takie obszary jak:
Należy opracować cele, rejestr ryzyk i ewentualne propozycje mechanizmów naprawczych.
Należy stworzyć regulamin kontroli zarządczej w jednostce na podstawie przepisów gminy/powiatu (patrz punkt 1).
Bardzo ważne jest, aby do kontroli zarządczej zabrać się spokojnie, powołać zespół, jeśli dany podmiot ma kilku pracowników, jeśli tylko jednego pracownika, to po prostu poświęcić na to czas z odpowiednim wyprzedzeniem. Wówczas jest większa szansa, że przygotowywanie dokumentacji nie będzie sztuką dla sztuki.
W pierwszej kolejności należy zapoznać się z przepisami stworzonymi w jednostce nadrzędnej samorządu terytorialnego, np. Gminny Dom Kultury w Motyczu powinien zapoznać się z zarządzeniem wójta gminy Motycz dotyczącym kontroli zarządczej i zobaczyć, jakie są wymagania dotyczące jednostek samorządu terytorialnego tej gminy w kwestii opracowywania dokumentacji kontroli zarządczej.
transparentność i przejrzystość wydatkowania środków finansowych
bezpieczeństwo informacji i ochrona danych osobowych
marketing i wizerunek instytucji
6. Trzeba pilnować terminów składania dokumentów wyznaczonych przez jednostkę nadrzędną samorządu terytorialnego. Dopiero jeżeli od punktu trzeciego pojawiają się trudności, to warto zamówić szkolenie. Muszą mieć Państwo jednak gwarancję, że szkoleniowiec zapozna się z przepisami lokalnymi (zarządzenie wójta, burmistrza, prezydenta miasta itp.) odnośnie kontroli zarządczej. Tylko wtedy takie szkolenie ma sens. Jednocześnie proszę pamiętać, że uczciwy i profesjonalny szkoleniowiec nigdy nie da Państwu ryby, może natomiast dać dobrą wędkę. Nie ma „gotowców”, które pasują do każdego podmiotu, ale są takie, które łatwo zaadaptować.
