08 Sie

Czy IOD może wyjechać na wakacje?

Do napisania tego wpisu skłoniły mnie powtarzające się pytania od moich studentów (studia w Białymstoku już trwają, ale macie jeszcze możliwość zapisać się na moje zajęcia w Lublinie) oraz wpis cenionego przeze mnie prawnika i blogera, Wojtka Wawrzaka na jego firmowym fejsbuku (ponieważ jest to post publiczny, z profilu prowadzonego pod hasłem “osoba publiczna” pozwalam sobie na cytat):

Kiedyś przychodzi ten czas, gdy czujesz, że już naprawdę musisz odpocząć. U mnie przyszedł w czerwcu. Po szalonym półroczu wypełnionym nauką, egzaminem zawodowy, a potem RODO. Był taki moment, gdy nad tym całym RODO pracowałem dla klientów po 10-12 godzin dziennie i gdy to szaleństwo się skończyło, poczułem, że w końcu muszę odpocząć.

W założeniach przerwach miała trwać dwa miesiące. W praktyce przez lipiec kończyłem jeszcze to, co obiecałem, że zrobię. Uporałem się z tym, co pilne, resztę w porozumieniu z klientami odłożyłem na wrzesień. Po to, by chociaż ten jeden miesiąc porządnie odpocząć.

(….) Po raz pierwszy od grudnia 2014 r., gdy zacząłem pracować na swoim, poczułem, że potrzebuję totalnego odpoczynku.

Sam w pewnym momencie dałem się ponieść kultowi pracy, byciu wiecznie zajętym, zaangażowaniu ponad swoje siły. Czasem okazuje się, że danie sobie prawa do odpoczynku jest trudniejsze niż ciągłe ciśnięcie na 100%. Daję sobie jednak takie prawo. Potrzebuję i chcę odpocząć. Jestem przekonany, że wyjdzie mi to tylko na dobre. Tym bardziej, że na jesień mam kilka wyzwań… ale o tym już innym razem.

Co prawda Wojtek nie jest IOD, ale ten post… Długo nie dawał mi spokoju. Jego sytuacja i problemy niczym nie różnią się od sytuacji IOD, który sam jest sterem, żeglarzem, okrętem. Wojtek jest profesjonalistą, który świadczy usługi doradcze od 4 lat, jego dostępność niczym nie różni się od dostępności IOD. Kiedy idzie na urlop, nie ma osoby, która byłaby w stanie skutecznie go zastąpić (gdyby było inaczej, nie miałby problemu z urlopem). Dokładnie takie same problemy ma przeciętny IOD, szczególnie ten obsługujący podmioty publiczne lub działający jako firma zewnętrzna. Większość moich studentów pracuje w podmiotach publicznych i obawiają się, że gdy pójdą na urlop “świat się zawali”. Poza tym nagle, gdy zbliża się weekend lub dni wolne pracownicy przypominają sobie o zdarzeniach, które mogą stanowić naruszenia poufności. A na urlopie, to już na pewno będzie naruszenie (kto pracuje jako IOD, wie o czym mówię). Jak żyć? 

Pierwsze podstawowe pytanie brzmi: czy w firmie musi być zapewniona ciągłość działania IOD? Czy mogą być okienka, kiedy IOD nie ma? Jeżeli zajrzymy do przepisów RODO, to wywnioskujemy, że IOD jest odpowiedzialny za sprawowanie nadzoru nad zgodnością przetwarzania, w tym ma być włączany w procesy związane z przetwarzaniem. O ile nadzór można realizować na wiele sposobów, o tyle może się okazać, że w firmie nie ma momentów przestoju albo że IOD obsługuje wiele podmiotów i w zasadzie musi być cały czas dostępny, bo ciągle coś się dzieje, a w firmie nie ma nikogo na tyle kompetentnego, aby go zastąpić. Wielu moich znajomych narzeka, że ma zmarnowane urlopy, bo ciągle do nich dzwonią z pracy i trzeba siedzieć w komórce i laptopie. Odpoczynek od obowiązków jest pozorny.

Napisałam na początku, że wpis Wojtka zmusił mnie do myślenia: jak to jest możliwe, że człowiek zajmujący się RODO, nie ma czasu na wakacje? Ja nie mam z tym problemu, mam przerwy krótsze i dłuższe, ale zawsze staram się zrobić dwa dwutygodniowe urlopy w ciągu roku, żeby skutecznie naładować baterie. Nie ma znaczenia w ilu podmiotach jestem IOD (byłam ABI), ilu doradzam w zakresie ochrony danych. Od pierwszych miesięcy pracy, jako jeszcze ABI, zrozumiałam że sukces to zbudowanie zespołu.

Zaczynałam kilka lat temu jako ABI w podmiocie publicznym. Ponad 100 pracowników, siedziby w różnych miastach. Praca na okrągło, za dużo dla jednej osoby. Szef nie zamierzał nikogo więcej zatrudnić. U Was pewnie też nie zamierza. Jednak bardzo szybko znalazłam w każdej siedzibie osobę, która była chętna mnie wesprzeć. Gdy się zgadzała, zostać lokalnym koordynatorem, prosiłam szefa o zgodę na oficjalne wyznaczenie jej na to stanowisko. Może nie było z tego więcej kasy, ale był prestiż, były ciekawe zadania, były spotkania w zespole koordynatorów. Budowanie zespołu RODO w swojej firmie to sztuka. Powinny być w nim osoby, którym zależy na efektach, które wiedzą, że realizacja wspólnych celów jest ważna. Dla nas nagrodą były wspólne spotkania (raz w miesiącu spotykaliśmy się w jednym wybranym mieście, aby przy kawie i ciastkach porozmawiać o naszych zadaniach, tym co zostało zrobione oraz tym co jest do zrobienia). To były świetne spotkania, na które każdy czekał. Moi koordynatorzy przed przyjęciem funkcji, nie mieli pojęcia o ochronie danych, ale bardzo szybko wciągnęli się w temat i bardzo szybko nauczyli się realizować najważniejsze obowiązki. Dzięki wspólnej pracy i poczuciu obowiązku, nie było problemu z urlopami i zastępstwami. Zawsze był ktoś kto miał rękę na pulsie. Okazało się to szczególnie cenne, gdy oprócz ABI dostałam obowiązki szkoleniowe i zaczęłam często wyjeżdżać w delegację.

Jako freelancer także buduję zespół. Gdy przychodzę do klienta, aby wspierać go w sprawach związanych z RODO, od razu proszę o wskazanie osób, które będą koordynatorami. Dzielę się z nimi swoją wiedzą i doświadczeniem. Oczywiście ryzyko jest takie, że po jakimś czasie nie będę potrzebna w tej firmie, ale doświadczenie pokazuje, że klienci cenią sobie możliwość korzystania z porad specjalisty i niechętnie rezygnują ze współpracy, nawet jeżeli mają już na pokładzie przeszkoloną osobę od RODO.

Dzisiaj mój najważniejszy zespół to moi współpracownicy. Bardzo szybko zrozumiałam, że będąc “na swoim” muszę być w stanie zapewnić ciągłość działania dla świadczonych przeze mnie usług. Dlatego znalazłam osoby, z którymi zbudowaliśmy zespół specjalistów (a także fajnie działającą markę WRC Consulting). Każdy z nas ma swoich klientów, każdy ma swoje obowiązki, ale tworzymy wspólny zespół, wdrażamy się w ważne projekty i w obsługę dużych klientów. Dzięki temu bardzo skutecznie zastępujemy się i bez problemów jeździmy na urlopy. Wiem, że mogłabym zatrudnić pracowników, ale to jeszcze nie ten moment i nie ta skala. W każdym razie, jeżeli cokolwiek u nas nie działa, mamy przestoje, za dużo pracy, od razu poszukujemy osoby, która mogłaby do nas dołączyć i nas wesprzeć, na stałe lub na chwilę.

Jeżeli IOD nie zbuduje sobie zespołu, nieważne czy będą to koordynatorzy u administratora danych, czy specjaliści, z którymi współpracuje, to nigdy nie będzie w stanie pójść na urlop i skutecznie odpocząć. Muszę też to podkreślić – to nie jest rozwiązanie niekorzystne finansowo. Patrząc na mój zespół, można dojść do wniosku, że większość z ludzi zarabia na tym, że współpracuje z moją marką, że ja przez to zarabiam mniej. To jest absolutna nieprawda. Trzeba umieć się dzielić, aby zyskiwać. Trzeba dać ludziom szansę zarobienia i pokazać im, że warto pracować na wspólną markę. Nie bez powodu mówi się dziel i rządź. Ja tak robię od lat i mogę Was zapewnić, że działa i przynosi wspaniałe efekty, pod każdym względem.