26 Maj

Organizowanie konkursów – kompleksowe omówienie, nie tylko w kontekście RODO

Konkursy to jedna z najpopularniejszych metod na promocję podmiotu lub marki. Konkursy często robione są „na szybko”, co może pociągać za sobą negatywne konsekwencje dla organizatora, jeżeli nie zabezpieczył właściwie swojego interesu. Omówię organizowanie w kontekście szerszym niż ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), mając nadzieję, że będzie to dla Was bardziej wartościowe i łatwiejsze do wykorzystania, gdyż kompleksowe.

Konkurs czy loteria?

Mówiłam o pułapkach, pierwszą z nich jest organizowanie konkursu, który w praktyce okazuje się loterią. Bardzo ciekawy artykuł na ten temat, szeroko omawiający zagadnienie, jest tutaj. Ja natomiast powiem krótko: Konkurs wyróżnia to, że jego uczestnicy muszą wykazać się obiektywnie ocenionymi umiejętnościami, które można uznać za najlepsze (a tym samym nagrodzić w konkursie). Konkurs, w którym wszyscy wygrywają albo losuje się nagrody z dostępnej puli, nie jest konkursem tylko loterią. Loteria nie jest niczym złym, jednakże wymaga dopełnienia większej liczby formalności (zgłoszenie organom celnym), których niedopełnienie może pociągać nieprzyjemne konsekwencje, w szczególności kary finansowe. Read More

09 Mar

Wykorzystanie wizerunku do celu sprawozdawczego

Pytanie od Pani Barbary:

W ramach sprawozdawczości przekazujemy do Urzędu informacje opatrzone dodatkowo dokumentacją fotograficzną z imprez organizowanych na terenie naszej instytucji, tj. w Bibliotece Głównej oraz w filiach bibliotecznych. Zdarza się, że zdjęcia z naszych imprez publikowane są następnie na stronie internetowej Urzędu Miasta. Podobnie sytuacja wygląda przy rozliczeniach, podsumowaniach projektów, gdzie dodatkowo wymagana jest dokumentacja fotograficzna. Niejednokrotnie, w ramach współpracy (realizacji projektu)  zdjęcia te publikowane są na stronach internetowych innych organizacji.

Nadmieniam, że jako administrator danych osobowych posiadamy zgodę na wykonywanie zdjęć, jak też publikację wizerunku na naszej stronie internetowej oraz portalach społecznościowych. Czy taka praktyka jest zgodna z przepisami o ochronie danych osobowych? Czy może w przypadku wykorzystania zdjęć z wizerunkiem uczestników naszych  imprez przez inne organizacje powinniśmy się jakoś zabezpieczyć?

Read More

30 Lis

Czy pracownik może odmówić publikacji swojego wizerunku?

Pytanie od Pani Katarzyny:
Czy pracownik może odmówić pracodawcy zgody na publikację swojego wizerunku, wykonanego w związku z wykonywanymi czynnościami służbowymi? Czy może powołać się na obowiązek służbowy pracownika lub fakt, że jako pracownik instytucji publicznej jest on osobą publiczną?

Zakres danych, jaki może żądać pracodawca od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody, określa art. 22 1 Kodeksu pracy. Należą do nich: imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, jak również numeru PESEL pracownika.
Z uwagi jednak na to, że wśród wymienionych informacji o pracowniku w powołanych przepisach Kodeksu pracy nie ma zdjęcia pracownika, to pracodawca, aby móc legalnie je pozyskać w celu np. umieszczania na identyfikatorach czy stronach internetowych firm, musi pozyskać na to zgodę pracownika.
Jeżeli chodzi o zagadnienie publikowania wizerunku osoby publicznej, należy najpierw ustalić, czy pracownik rzeczywiście jest osobą publiczną. Read More

27 Lis

Czy można robić zdjęcia nauczycielom bez ich zgody?

Zauważyłam, że wiele osób trafia na mojego bloga szukając odpowiedzi na pytanie„czy można robić zdjęcia nauczycielom bez ich zgody?. Postanowiłam rozwiać wszystkie wątpliwości.

Zdjęcie zawsze można zrobić, każdemu. Ale nie oznacza to, że wolno je rozpowszechniać, czyli udostępniać szerszemu gronu odbiorców, np. przez umieszczenie w Internecie lub kronice. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, stoi w zgodzie z ustawą o ochronie danych osobowych, stawiając warunek rozpowszechniania w postaci (jednoznacznej, niedorozumianej) zgody osoby, która jest na zdjęciu. Jest kilka wyjątków od tej zasady, tzn. zgody nie potrzebujemy, gdy ta osoba jest powszechnie znana i wykonywała swoje obowiązki służbowe, brała udział w zgromadzeniu lub imprezie masowej albo jej wizerunek stanowi nieistotny dla przedstawianej treści element zdjęcia, tzn. po jego usunięciu, przekaz zdjęcia nie ulega zmianie. Read More

16 Paź

Ochrona wizerunku w praktyce

Czy już wkrótce zachowanie prywatności będzie wymagało odwracania się na zdjęciach? Wszystko na to wskazuje. Nowe technologie umożliwiają wyszukiwanie osoby po jej wizerunku umieszczonym na zdjęciu – czyli nie ma potrzeby podpisywać zdjęcia imieniem i nazwiskiem, bo i tak łatwo sprawdzić, kto na nim jest.

Jakie są konsekwencje takich możliwości? Brak anonimowości w sieci. Osoby korzystające z portali randkowych bardzo skrupulatnie chronią swoją prywatność, nie podając do publicznej wiadomości swoich danych, jednak wystarczy, że dodadzą zdjęcia i już łatwo można sprawdzić kim są. Jak to zrobić?

Read More

26 Wrz

Czy szkoła potrzebuje zgodę ucznia na przetwarzanie jego danych?

Otrzymałam ostatnio pytanie dotyczące zgody na przetwarzanie danych osobowych uczniów przez szkołę, czy potrzebna jest zgoda, czy nie?
Omawiałam już bardzo podobne pytanie dotyczące przetwarzania danych czytelników przez bibliotekę. Odpowiedź jest analogiczna: to zależy od celu przetwarzania danych.

Szkoła nie potrzebuje zgody, jeśli przetwarza dane uczniów w celach określonych w ustawie z dnia 7. września 1991 r. o systemie oświaty, czyli celach związanych z nauką i wychowaniem uczniów. Oznacza to, że nie trzeba pobierać zgody na przetwarzanie danych osobowych ucznia podczas procesu rekrutacji, podczas trwania jego nauki, podczas korzystania przez niego z biblioteki, czy zajęć dodatkowych, o ile są zapewniane przez szkołę (w przypadku zajęć, może być konieczna zgoda opiekuna prawnego na udział dziecka w zajęciach, ale nie na przetwarzanie jego danych.

A co z innymi celami przetwarzania? Read More

13 Sie

Czy kiedy jest tłum na zdjęciu nie potrzebuję zgody?

To pytanie zadawaliście mi wiele razy i to w różnej formie:

Czy zdjęcia osób będących w tłumie mogę rozpowszechniać bez ich zgody? Czy jeżeli na zdjęciu jest więcej niż 3/5/10/100 osób, potrzebuję ich zgodę na wykorzystanie zdjęcia? Ile osób musi być na zdjęciu, żeby był tłum i żeby nie potrzebować zgody na rozpowszechnianie wizerunku?

Na wstępie muszę wszystkich zasmucić i poprosić, żeby hasło „tłum na zdjęciu = nie potrzebuję zgody” włożyli między bajki. Słyszałam już o pomysłach liczenia osób na zdjęciu i usprawiedliwiania ich liczbą braku zgody na wykorzystanie wizerunku.

Liczba uczestników wydarzenia ma znaczenie, gdy mówimy o imprezie publicznej (masowej), wówczas musi być ich ponad 1 000 lub zgromadzeniu (co najmniej 15). Natomiast pojęcie tłumu i liczenia uczestników wydarzenia utrwalonych na zdjęciu, to efekt problemu z interpretacją tzw. przesłanki krajobrazu z art. 81. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, z której wynika, że nie potrzebujemy zgody na wykorzystanie wizerunku, jeżeli sfotografowana osoba, stanowi tylko element całości, a usunięcie jej wizerunku nie wpłynie na przekaz zdjęcia.

Read More

10 Sie

Czy imprezy organizowane w bibliotece, to imprezy publiczne?

Pytanie od Pani Agnieszki:

W ustawie o prawie autorskim jest mowa o braku konieczności uzyskiwania zgody od uczestników imprez bibliotecznych, jeżeli są to imprezy publiczne. Czy dobrze rozumiem, że jeżeli impreza odbywa się w bibliotece publicznej, nie musimy pozyskiwać zgody?

Pani Agnieszko, jest to niestety nieprawidłowa interpretacja tego przepisu. Ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych podaje, jako wyjątek od reguły, możliwość rozpowszechniania wizerunków utrwalonych na wykonanych przez nas zdjęciach, jeżeli zostały wykonane podczas imprezy publicznej. Jednakże ustawodawca przez imprezę publiczną nie miał na myśli miejsca publicznego, a imprezę masową.

Read More

07 Sie

Czy umieszczenie zdjęcia w kronice biblioteki jest rozpowszechnianiem wizerunku?

Pytanie od Pani Ani:

Czy robienie zdjęć tylko i wyłącznie w celu umieszczenia w kronice biblioteki wymaga zgody osób sfotografowanych?

Zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianiem wizerunku jest każde upublicznienie. Ponieważ biblioteka prowadzi kronikę w celu udokumentowania wydarzeń bibliotecznych i stanowi ona dokument promujący jej działalność, mamy do czynienia z upublicznieniem jej treści. Z mojego doświadczenia wynika, że każda zainteresowana osoba może przejrzeć zawartość kroniki, czyli następuje rozpowszechnienie zawartych w niej treści. Gdyby kronika była dokumentem wewnętrznym, nieudostępnianym osobom postronnym, nie doszłoby do rozpowszechnienia wizerunku.

Read More