14 Sty

2w1, czyli czy upoważnienie i oświadczenie mogą być w jednym pliku

Pytanie od Pani Anny:

Czy istnieje możliwość połączenia w jednym dokumencie upoważnienia pracownika do przetwarzania danych osobowych i oświadczenia o zachowaniu danych w poufności? Czy muszą jednak być to dwa odrębne dokumenty?

Przepisy w żaden sposób nie ograniczają Administratora Danych w tym zakresie, jak najbardziej może to być dokument 2w1. Należy tylko pamiętać o osobach, które nie otrzymują upoważnienia do przetwarzania danych (np. sprzątaczka), a przebywają w pomieszczeniach z danymi. One również powinny podpisać oświadczenie o zachowaniu danych w poufności.

13 Paź

Wzór oświadczenia

Zgodnie z art. 36.2. UODO:  Administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ust. 1 (niniejszej ustawy).

Ustawodawca ma na myśli konieczność wprowadzenia w bibliotece polityki bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemami informatycznymi. Każdy z pracowników powinien zapoznać się z obowiązującymi w bibliotece regulaminami, w tym tymi z zasad przetwarzania i zabezpieczania danych osobowych.

Niektóre biblioteki stosują, jako dokument potwierdzający zapoznanie się z wyżej wymienionymi dokumentami listy, na których muszą podpisać się wszyscy pracownicy. Jest to rozwiązanie, którego nie polecam. Po pierwsze, każdy nowy pracownik będzie musiał podpisać dodatkowe oświadczenie (nie będzie mógł dopisać się do listy, bo istotna jest data złożenia podpisu), co stwarza rozbieżność w dokumentacji. Powstaje też pytanie, gdzie przechowywać listę, a gdzie oświadczenie. Read More